Proforma factuur uitgelegd: wanneer heb je er echt een nodig?

Je stuurt een voorstel naar een Amerikaanse corporate client. Ze willen een projectbevestiging vóór ze een purchase order aanmaken. Jij wilt niet factureren vóórdat het werk begint. Wat stuur je dan? Dit is precies de situatie waarin je wilt weten wat een proforma factuur is en wanneer je hem gebruikt.

Wat een proforma factuur eigenlijk is

Een proforma factuur (Latijn voor "voor de vorm") is een voorlopig document dat eruitziet als een factuur, maar juridisch geen betalingsverplichting schept. Hij bevestigt wat je levert, tegen welk bedrag, in welke valuta, en onder welke voorwaarden, zonder dat jij als dienstverlener een vordering opent of de klant officieel iets verschuldigd is.

Dat klinkt abstract, dus een concreet voorbeeld: je hebt een strategisch adviestraject onderhandeld voor $18.000. De klant werkt bij een beursgenoteerd bedrijf in New York. Zijn procurement-afdeling verlangt een document met jouw bedrijfsgegevens, de projectomschrijving, het bedrag en het btw-regime vóór ze een PO-nummer genereren. Maar jij wilt de officiële factuur pas versturen zodra de PO er is. De proforma is de brug.

Wat staat er in een proforma factuur?

Een goede proforma factuur bevat minimaal:

• Jouw volledige bedrijfsgegevens: handelsnaam, adres, btw-nummer of tax ID
• De gegevens van de klant: inclusief het btw-nummer van de corporate, want dat is relevant voor btw-verlegging (reverse charge)
• Een duidelijke omschrijving van de dienst of levering
• Het bedrag en de valuta: voor een consultant die internationaal werkt, betekent dit vaak USD of GBP
• De vermelding "PROFORMA FACTUUR": zodat niemand dit per ongeluk als een definitieve factuur boekt
• Betalingsvoorwaarden: ook al schept dit document geen verplichting, transparantie over jouw verwachte NET 30 of NET 60 voorkomt verrassingen

Proforma factuur versus offerte versus definitieve factuur

Dit is waar veel solo-consultants struikelen. De drie documenten lijken op elkaar maar dienen een ander doel.

Het sleutelverschil tussen een offerte en een proforma: een offerte is een aanbod, een proforma is een bevestiging. Je stuurt een proforma pas als de deal gesloten is, maar de administratieve afhandeling aan de klantenkant nog moet starten.

Wanneer heeft een consultant echt een proforma nodig?

Niet altijd. Maar deze drie situaties rechtvaardigen hem:

1. De klant heeft een PO-nummer nodig vóór betaling. Grote Amerikaanse corporates werken vrijwel nooit zonder purchase order. Een proforma geeft hen het document om de PO intern te laten goedkeuren.
2. Er is een aanbetaling afgesproken. Je stuurt een proforma voor het volledige projectbedrag, waarna je een aparte factuur stuurt voor de eerste 40%. Zo blijft de totaalprijs transparant.
3. Je factureert grensoverschrijdend en douane speelt een rol. Voor diensten naar de VS is dit minder relevant, maar bij fysieke leveringen of consulting met reiscomponent kan een proforma nodig zijn voor invoervergunningen.

Btw en reverse charge op een proforma factuur

Dit is het deel dat de meeste online artikelen overslaan, en het is precies waar het voor jou als consultant fout kan gaan.

Stel je factureert een $18.000 retainer vanuit Nederland aan een bedrijf in de VS. Op je definitieve factuur vermeld je dat btw niet van toepassing is, omdat de dienst buiten de EU valt. Prima. Maar je stuurt eerst een proforma. Moet je btw vermelden op dat document?

Ja, en wel hetzelfde btw-regime als op de definitieve factuur. Een proforma is een spiegelbeeld van de toekomstige factuur. Als jij later btw-verlegd factureert aan een EU-klant (denk: een Duits consultancybureau dat jou inhuurt), dan zet je op de proforma al de tekst "Btw verlegd naar afnemer / Reverse charge" plus het btw-nummer van de klant. Zo kan hun boekhoudafdeling de proforma intern verwerken zonder later te hoeven corrigeren.

Een proforma zonder correcte btw-vermelding leidt tot verwarring bij de klant, vertraging in de PO-goedkeuring, en soms zelfs een terugstuurverzoek. Dat betekent een extra week wachten op je betaling.

Hoe je een proforma omzet naar een definitieve factuur

Een veelgemaakte fout: de proforma nogmaals overtikken als definitieve factuur, met een nieuw factuurnummer, waarbij de details subtiel afwijken. Dan klopt het factuurnummer niet met de PO, de klant betaalt het verkeerde bedrag, en de aansluiting in je boekhouding klopt niet.

De juiste aanpak:

1. Neem het factuurnummer van de proforma niet over. Geef de proforma een eigen reeks (bijv. PRO-2024-012) en de definitieve factuur een factuurnummer (bijv. INV-2024-047). Verwijs in de definitieve factuur naar het PO-nummer dat de klant heeft gegeven.
2. Controleer het bedrag opnieuw. Als er tussentijds meerwerk is afgesproken, hoort dat in een aparte regel op de definitieve factuur, niet als stille aanpassing van het proformabedrag.
3. Sla de proforma op als bewijs. Mocht er later een dispuut zijn over wat er was afgesproken, is de proforma je gedateerde referentiedocument.

Wat als de klant de proforma per ongeluk betaalt?

Het gebeurt. Procurement boekt de proforma als factuur en maakt het geld over. Stuur dan direct een ontvangstbevestiging, boek het als voorschot, en stuur een definitieve factuur met de aantekening "Betaald via voorschot d.d. [datum], openstaand saldo: €0." Zorg dat je betalingssoftware gedeeltelijke betalingen en voorschotten kan verwerken, zodat dit administratief netjes blijft.

Wat je nu kunt doen

Een proforma factuur is geen bureaucratisch obstakel. Het is een instrument om het adminstratieve proces aan de klantenkant te versnellen, zodat jij sneller een PO hebt, sneller een definitieve factuur kunt sturen, en sneller betaald wordt. Zorg dat hij er professioneel uitziet, dat het btw-regime klopt, en dat de valuta overeenkomt met wat je later factureert. Dan doet hij precies wat hij moet doen: de weg vrijmaken voor je echte factuur.