Factureren zonder btw-nummer: wat je moet weten

Je stuurt een factuur van €18.000 naar een Amerikaanse opdrachtgever. Of je zit net onder de btw-drempel en factureert een Duits bedrijf. Wat zet je op die factuur als je geen btw-nummer hebt? Het antwoord hangt af van wie je bent, wie je klant is, en in welk land de dienst plaatsvindt. Fout gaan kost je geld en geloofwaardigheid. Goed gaan kost je niets extra.

Wanneer je wettelijk mag factureren zonder btw-nummer

In Nederland geldt de Kleineondernemersregeling (KOR). Zodra je omzet onder de €20.000 per jaar blijft, hoef je je niet te registreren voor btw, en mag je geen btw in rekening brengen. Je factuur ziet er dan zo uit:

• Geen btw-nummer vermeld
• Geen btw-regel op de factuur
• Vermelding: "Vrijgesteld van btw op grond van de Kleineondernemersregeling (art. 25 Wet OB)"

Dat laatste is niet verplicht, maar sterk aanbevolen. Het voorkomt dat een zakelijke klant denkt dat je btw vergeten bent te berekenen en er zelf vragen over stelt.

Wat als je klant een btw-nummer vraagt?

Sommige inkoopafdelingen hebben een standaard onboardingformulier dat om een btw-nummer vraagt. Stuur ze een begeleidende e-mail met de uitleg van de KOR. De meeste Europese inkoopafdelingen herkennen dit, al kan het bij grotere corporates een week extra vertraging kosten, precies het soort frictie die je bij een NET 60-klant absoluut niet wil.

De meest misverstane situatie: EU-consultant factureert een Amerikaans bedrijf

Dit is het geval dat nergens goed uitgelegd wordt. Je bent een Nederlandse strategie- of groeiconsultant. Je factureert een Amerikaanse corporate voor een maandelijks retainer van $14.000. Je bent onder de KOR-drempel, of je bent net geregistreerd. Wat nu?

Goed nieuws: btw is hier niet relevant. De B2B-dienst wordt fiscaal geleverd waar de afnemer gevestigd is, namelijk in de VS. De VS heeft geen btw-systeem. Je mag gewoon factureren zonder btw, en zonder reverse-charge vermelding, want die is alleen van toepassing binnen de EU.

Wat je wel op de factuur zet:

• "Services rendered outside the scope of Dutch VAT (Article 6, Wet OB / supply of services B2B)"
• Jouw bedrijfsnaam en adres
• De valuta: USD of EUR, afhankelijk van je contract

Je hoeft geen btw-nummer te vermelden als je er geen hebt. Je mag wel je KVK-nummer en eventueel je EORI-nummer plaatsen als de klant daarom vraagt.

Wat als de klant een W-8BEN-E of vergelijkbaar formulier vraagt?

Dat is een Amerikaans belastingformulier voor buitenlandse entiteiten, geen btw-kwestie. Laat je accountant dit een keer invullen en sla het op. Het heeft niets te maken met je factuurformat.

De gevaarlijkste vergissing: btw aanrekenen voordat je geregistreerd bent

Stel: je groeit snel, je omzet nadert de €20.000-drempel, en je besluit alvast btw te gaan rekenen terwijl je registratie nog loopt. Of je denkt dat je je al hebt aangemeld, maar de Belastingdienst heeft je nummer nog niet toegekend.

Wat er dan misgaat:

Je factuur vermeldt 21% btw maar geen geldig btw-nummer. Je klant trekt die btw af als voorbelasting. De Belastingdienst accepteert die aftrek niet, omdat er geen geldig btw-nummer op de factuur staat. Je klant krijgt een naheffing. Jij hebt een boze klant.

De Belastingdienst hanteert geen automatische boete voor deze situatie, maar vraagt je om een creditnota uit te sturen en een gecorrigeerde factuur te sturen zodra je nummer er is. Doe dit snel. Laat nooit een factuur met btw-bedrag maar zonder btw-nummer in omloop.

Wat als je het pas later ontdekt?

Stuur alsnog een creditnota voor het originele bedrag, gevolgd door een nieuwe factuur met het correcte btw-nummer en dezelfde datum als het origineel. Leg het schriftelijk vast richting je klant. Dit is administratief vervelend, maar fiscaal repareerbaar.

EU B2B: de reverse-charge situatie die je wel goed moet doen

Je bent btw-geregistreerd in Nederland en factureert een Duits bedrijf voor strategisch advies. Dit valt onder de verleggingsregeling (reverse-charge). Je berekent geen btw, maar je moet de factuur wel correct opmaken.

Verplicht op de factuur:

• Jouw Nederlandse btw-nummer
• Het btw-nummer van de Duitse klant
• De tekst: "Btw verlegd / VAT reverse charged (art. 44 BTW-richtlijn)"
• Nultarief btw (0% of geen btw-regel, mits je de tekst hebt)

Mis je een van deze elementen, dan riskeert je klant problemen bij de Finanzamt, en riskeer jij een correctieverzoek van de Belastingdienst.

Wat btw-autoriteiten echt doen als je het fout hebt

Zowel de Nederlandse Belastingdienst als de Bundeszentralamt für Steuern (Duitsland) en HMRC (VK) werken bij kleine fouten doorgaans met correctieverzoeken, niet met boetes bij een eerste incident. Wat ze wel verwachten:

• Een creditnota voor de foutieve factuur
• Een correcte vervangende factuur
• Bewijs dat je het btw-bedrag niet hebt geïnd of hebt teruggestort

Bij opzettelijke onjuistheden of herhaalde fouten kunnen boetes oplopen tot 100% van het verschuldigde btw-bedrag. Bij een retainer van $14.000 per maand wil je dit risico niet nemen.

De meeste problemen komen niet voort uit fraude, maar uit onduidelijkheid over wie wat moet berekenen. Hoe specifieker je factuur, hoe minder vragen.

De checklist voor je volgende factuur

Voordat je op verzenden drukt, controleer je drie dingen:

1. Ben je KOR-ondernemer? Dan geen btw, wel een vrijstellingsvermelding.
2. Factureer je buiten de EU? Dan geen btw, wel een korte territoriale aantekening.
3. Factureer je een btw-geregistreerd EU-bedrijf? Dan reverse-charge vermelding met beide btw-nummers.

Nul btw berekenen is soms exact het juiste antwoord. Maar alleen als het op de juiste gronden staat, met de juiste tekst, in een format dat je klant en zijn accountant vertrouwen geeft.