Een cursus in acht landen verkopen: zo regel je de btw

Zodra je eerste cursusverkoop buiten Nederland binnenkomt, verandert je btw-situatie fundamenteel. Niet één tarief, niet één aangifte: de EU legt de belasting neer bij het land van de koper, en jij bent degene die dat moet bijhouden.

Waarom digitale cursussen anders worden belast dan fysieke producten

Fysieke goederen hebben douane, een vrachtbrief en een duidelijk land van oorsprong. Digitale diensten, waaronder online cursussen, video-coachingprogramma's en downloadbare templates, volgen andere regels. Sinds 2015 geldt in de EU het bestemmingslandprincipe: btw wordt geheven in het land waar de koper woont, niet waar jij gevestigd bent.

Wat telt als "digitale dienst" voor de Belastingdienst:

• Toegang tot een online leeromgeving (Teachable, Kajabi, Thinkific)
• Livestream of opgenomen videocoaching
• Digitale downloads (werkboeken, templates, audiocursussen)
• Abonnementen op lidmaatschapssites

Coaching in real time via Zoom, waarbij jij persoonlijk interactie hebt, valt in sommige landen buiten de digitale diensten definitie. Vraag een belastingadviseur of jouw specifieke aanbod hieronder valt.

Het tarief verschilt per land

Een student in Duitsland betaalt 19% btw over jouw €497 cursus. Diezelfde cursus, verkocht aan iemand in Luxemburg, levert 17% btw op. In Denemarken is dat 25%. Als je in acht landen verkoopt, heb je potentieel acht verschillende bedragen om te administreren.

MOSS, OSS: wat is het verschil en wat geldt er nu?

MOSS (Mini One Stop Shop) was de regeling die de EU in 2015 introduceerde. Je deed één aangifte in je eigen land, en de belastingdienst verdeelde de afdrachten. MOSS is per 1 juli 2021 opgegaan in de bredere OSS (One Stop Shop) regeling.

OSS in de praktijk

Via OSS meld je je aan bij de Nederlandse Belastingdienst (het portaal heet "Mijn Belastingdienst Zakelijk") en dien je elk kwartaal één aangifte in voor alle EU-landen waar je hebt verkocht. De Belastingdienst regelt de verdeling naar de andere landen.

Wat je per kwartaal aanlevert:

• Omzet per EU-land (in euro's)
• Toegepast btw-tarief per land
• Totale af te dragen btw per land

Je hoeft je niet apart te registreren in Duitsland, Frankrijk of Spanje. Dat is het grote voordeel van OSS.

De drempel van €10.000

Er is één cruciale drempel: zolang je grensoverschrijdende digitale verkopen aan consumenten in de EU onder €10.000 per jaar blijven, mag je het Nederlandse btw-tarief (21%) toepassen en gewoon aangifte doen in Nederland. Overschrijd je die grens, dan ben je verplicht het tarief van het land van de koper te hanteren en is OSS de aangewezen route.

Voor veel startende cursusmakers is €10.000 sneller bereikt dan verwacht. Tien studenten in Duitsland die elk een €997 coachingprogramma kopen, brengen je al boven die grens.

Wat dit betekent voor je facturen en je administratie

Hier wordt het concreet. Als je een cursus verkoopt aan een particulier in België, staat er op de factuur 21% Belgische btw. Verkoop je aan een Belgisch bedrijf dat een btw-nummer heeft? Dan kun je de verleggingsregeling (reverse charge) toepassen: geen btw op de factuur, de koper geeft het zelf aan.

Terugbetalingen en OSS: een onderschat probleem

Als een student een terugbetaling vraagt na de btw-aangifte, moet je die terugbetaling verwerken in de volgende kwartaalaangifte als negatieve omzet in het betreffende land. Bewaar altijd de originele factuur en de creditnota met hetzelfde land en hetzelfde btw-tarief. Zonder die documentatie klopt je OSS-aangifte niet.

Terugkerende coachingabonnementen: extra aandachtspunt

Stel je verkoopt een maandelijks coachingabonnement van €197. Een student schrijft zich in vanuit Nederland, verhuist drie maanden later naar Spanje, en betaalt daarna vanuit een Spaans adres. Welk btw-tarief geldt dan?

De EU-regels stellen dat je bij abonnementen het land van de koper gebruikt op het moment van elke individuele betaling. In de praktijk betekent dit dat je adreswijzigingen van abonnees moet bijhouden, of in je betaalsysteem moet afdwingen dat het factuuradres actueel is.

Voor terugkerende abonnementen die je via ZenPay factureert:

• Stel recurring invoices in op maandelijkse cadans met een vaste lokale verzendtijd
• Gebruik auto-send zodat elke factuur zichzelf verstuurt zonder dat je er naar omkijkt
• Pas het btw-tarief per factuur aan als de locatie van een abonnee wijzigt

Drie praktische stappen om OSS-proof te worden

Stap 1: Meld je aan voor OSS bij de Belastingdienst. Dit doe je via het ondernemersportaal. De aanmelding geldt vanaf de eerstvolgende kwartaalstart. Verkoop je al boven de €10.000-drempel zonder OSS? Meld dit dan zo snel mogelijk: naheffingen lopen per land op.

Stap 2: Werk je factuurtemplate bij. Elke factuur aan een EU-consument moet het btw-tarief van het land van de koper vermelden. Elke factuur aan een EU-bedrijf met btw-nummer vermeldt "BTW verlegd" (of de Engelse equivalent "Reverse charge: VAT 0%") en het btw-nummer van de koper.

Stap 3: Maak een kwartaalrapport gewoonte. Voor je OSS-aangifte heb je omzet per land nodig, gesplitst naar tarief. Exporteer aan het einde van elk kwartaal je facturen als CSV, filter op land en tarief, en klaar.

De meeste cursusmakers verliezen hier kostbare uren aan handmatig zoekwerk. Zorg dat je facturatietool die data voor je bijhoudt, zodat aangifte doen een kwestie van kopiëren wordt, geen rekenen.