Factura electrónica obligatoria en la UE: qué países van más rápido

Si facturas a clientes europeos, tienes fecha de vencimiento. Varios estados miembros de la UE ya han fijado plazos concretos para que las pymes emitan facturas electrónicas estructuradas, y el resto sigue sus pasos. No es burocracia por gusto: la Directiva ViDA (VAT in the Digital Age) de la Comisión Europea está acelerando todo el proceso.

Qué significa realmente "factura electrónica estructurada"

No confundas un PDF enviado por correo con una factura electrónica estructurada. Un PDF es una imagen de datos. Una e-factura estructurada es un archivo legible por máquina (normalmente XML) que viaja por una red certificada y se puede procesar de forma automática, tanto en el lado del emisor como del receptor.

Los dos formatos más extendidos en la UE son:

• EN 16931: la norma europea de referencia, obligatoria en contratos públicos desde 2019.
• Peppol BIS Billing 3.0: el perfil de intercambio más usado sobre la red Peppol, adoptado en nórdicos, Bélgica y Polonia.
• XRechnung: el dialecto alemán de EN 16931, obligatorio en el sector público y próximamente en B2B privado.
• Factur-X / ZUGFeRD: formato híbrido franco-alemán que embebe el XML dentro de un PDF, pensado para la transición.

Conocer el formato que exige cada país es tan importante como cumplir el plazo.

Los cuatro países que van más rápido

Alemania: B2B obligatorio desde enero de 2025

Alemania es el mercado más activo ahora mismo. Desde el 1 de enero de 2025, todas las empresas alemanas deben ser capaces de recibir facturas electrónicas en formato XRechnung o Factur-X/ZUGFeRD. La obligación de emitir se aplica por fases:

• Hasta el 31 de diciembre de 2026: las pymes con facturación anual inferior a 800.000 euros pueden seguir emitiendo en papel o PDF con acuerdo del receptor.
• Desde 2027: obligatorio para todas las empresas B2B, sin excepciones.

Si tienes un cliente alemán Mittelstand (pyme industrial o de servicios) que ya te pide XRechnung, no te sorprendas. Muchos están adelantando sus sistemas para no tener que hacerlo bajo presión.

Francia: plazos escalonados hasta 2026

Francia anunció originalmente 2024, retrasó a 2026 y mantiene un calendario por tramos según el tamaño de la empresa. Las grandes empresas ya están en fase piloto con la plataforma Chorus Pro. Las ETIs (empresas de tamaño intermedio) deberán emitir a partir de septiembre de 2026, y las pymes y microempresas, antes de que acabe ese mismo año.

El formato exigido es Factur-X (denominado en Francia como "facture mixte"), aunque también acepta UBL 2.1 y CII. El sistema funciona a través de una plataforma de desmaterialización (PDP) o directamente por el portal público.

Bélgica: Peppol obligatorio para B2B desde enero de 2026

Bélgica es el caso más claro y limpio del grupo. A partir del 1 de enero de 2026, cualquier empresa belga establecida deberá enviar y recibir facturas electrónicas en transacciones B2B a través de la red Peppol. El formato es Peppol BIS Billing 3.0, sin excepciones por tamaño.

Es un modelo que los nórdicos llevan años aplicando con éxito: una red única, un formato único, cumplimiento universal. Para una consultoría que factura a clientes belgas, esto no es opcional ni negociable desde ese mes.

Polonia: sistema centralizado KSeF desde febrero de 2026

Polonia va un paso más allá que el resto. En lugar de una red descentralizada como Peppol, aplica el KSeF (Krajowy System e-Faktur), un sistema centralizado del gobierno polaco por el que todas las facturas deben pasar antes de llegar al cliente. La obligatoriedad para el B2B está fijada para febrero de 2026.

Esto significa que, si facturas a una empresa polaca, tu factura debe ser validada por el fisco polaco en tiempo real antes de que el cliente la reciba. El formato es FA(2), propio de Polonia.

Qué pasa con el resto de la UE

El calendario se está cerrando en toda la región. España ya tiene el sistema Verifactu en fase de despliegue para 2025-2026, con el formato Facturae como estándar para el sector público y una propuesta en marcha para extenderlo al B2B privado. Italia lleva desde 2019 con el Sistema di Interscambio (SdI) y es el modelo más maduro del continente. Rumanía arrancó su sistema RO e-Factura en 2024.

La Directiva ViDA, pendiente de transposición definitiva, quiere que para 2030 el reporting digital del IVA sea prácticamente universal en la UE. Los estados que aún no tienen hoja de ruta la tendrán en los próximos 12-24 meses.

Cómo prepararte antes de que sea obligatorio

El error más común es esperar a que el cliente te lo exija. Para entonces, ya llevas semanas de retraso administrativo y posiblemente hayas emitido facturas que no cumplen los requisitos del país de destino, lo que puede bloquear el derecho a deducir el IVA de tu cliente y, con él, tu relación comercial.

Tres pasos concretos para empezar ahora:

1. Identifica qué países representan el 80% de tu facturación B2B. Si Alemania, Bélgica o Polonia están en ese grupo, tienes una fecha límite real.
2. Revisa si tu herramienta actual genera XML estructurado o solo PDFs. La diferencia es crítica a partir de 2026.
3. Asegúrate de que tus facturas incluyen NIF/IVA, razón social legal y el texto de inversión del sujeto pasivo cuando corresponda. En ZenPay, estos campos están en cada factura y el reverse-charge VAT es un ajuste por factura.

La factura electrónica estructurada no es una opción futura. Para consultoras y pymes que trabajan con clientes alemanes, belgas o polacos, el reloj ya corre. Prepararse ahora es menos costoso que corregir en febrero de 2026.