El nuevo umbral de 2.500 $ del 1099-K y lo que cambia para tu consultoría en 2025

Si facturas retainers mensuales a clientes corporativos de EE. UU. desde Europa, el formulario 1099-K lleva años siendo una caja negra: umbrales que cambiaban cada año, instrucciones del IRS que llegaban en diciembre y clientes de procurement que preguntaban cosas para las que nadie tenía respuesta clara. El IRS acaba de cerrar ese debate para 2025, y las implicaciones son más concretas de lo que sugieren los titulares.

Qué establece exactamente la nueva regla

El IRS confirmó a finales de 2024 que el umbral de notificación del formulario 1099-K para el año fiscal 2025 queda fijado en 2.500 USD en pagos totales procesados a través de plataformas de terceros (Stripe, PayPal, Wise, etc.). Para 2026 el umbral bajará a 600 USD, el objetivo original de la ley ARPA de 2021.

Lo que esto significa en la práctica para un consultor independiente que factura desde, digamos, Barcelona o Ciudad de México a una empresa de Boston:

• Si cobras a través de Stripe o Wise y acumulas más de 2.500 USD en pagos durante 2025, la plataforma emitirá un 1099-K a tu nombre y lo reportará al IRS.
• El 1099-K refleja el volumen bruto procesado, no tus ingresos netos ni tus honorarios acordados. Si un cliente te reembolsa gastos de viaje por 3.000 USD junto con un retainer de 12.000 USD en la misma plataforma, el formulario dirá 15.000 USD.
• El IRS cruzará ese dato con tu declaración o con la información que tu cliente haya reportado en su propio formulario 1099-NEC si eres contratista independiente en EE. UU.

Por qué el umbral de 2.500 $ te afecta aunque no seas residente en EE. UU.

Aquí está el matiz que la mayoría de guías ignoran: el 1099-K no se emite solo a residentes fiscales estadounidenses. Las plataformas de pago generan el formulario basándose en la cuenta receptora, no en la residencia del titular. Si tienes una cuenta de Stripe o Wise vinculada a un número de identificación fiscal (TIN) de EE. UU., o si tu cliente simplemente usa una plataforma que opera bajo regulación estadounidense, puedes recibirlo.

Si facturas un retainer mensual de 8.000 USD a una empresa tecnológica en San Francisco, superas el umbral de 2.500 USD en el primer pago del año. El resto del año, cada cobro queda bajo el radar documental del IRS, pero ya estás dentro del perímetro de reporte.

El problema real: los reembolsos de gastos mezclados con honorarios

Para un consultor que trabaja con corporativos en EE. UU., la trampa más frecuente no es el retainer en sí. Es la práctica habitual de incluir reembolsos de gastos (vuelos, alojamiento, suscripciones de herramientas) en la misma factura que los honorarios.

Cuando esa factura se paga a través de una plataforma procesadora, el importe total aparece en el 1099-K. El IRS no distingue entre honorarios y reembolsos a menos que tú puedas demostrarlo con documentación separada.

La solución más limpia es emitir facturas separadas: una para honorarios, otra para gastos reembolsables. Suena obvio, pero la mayoría de consultores lo hace en una sola línea porque así lo pide el cliente para simplificar su contabilidad interna. Ese "favor al cliente" puede convertirse en un problema fiscal tuyo.

Cómo documentar tus cobros de cara al 1099-K

Si ya estás dentro del umbral de 2.500 USD para 2025, estas son las acciones concretas que reducen el riesgo de una discrepancia en tu declaración o en la de tu cliente:

Separa honorarios y reembolsos en facturas distintas

Como se mencionó antes, emitir una factura de honorarios (denominada en USD, con tu TIN o tu VAT number si aplica) y una factura de reembolso de gastos (adjuntando los recibos escaneados) es la forma más limpia de documentar que el 1099-K no equivale a ingresos netos.

Confirma con tu cliente qué plataforma procesa el pago

Si tu cliente paga por transferencia bancaria directa (SWIFT, SEPA, ACH), el pago no pasa por una plataforma procesadora y no genera 1099-K. Si paga vía Stripe, PayPal o Wise Business, sí. Saberlo de antemano te permite decidir qué medio de cobro solicitar.

ZenPay permite incluir instrucciones de pago por transferencia bancaria (SWIFT, SEPA, ACH) directamente en la factura, lo que facilita acordar con el cliente el canal que mejor te conviene antes de emitirla.

Guarda el tipo de cambio de cada cobro

Si facturas en USD pero tu moneda base es EUR, la cifra que aparece en el 1099-K está en dólares. Tu contable necesitará el tipo de cambio del día de cobro para convertirlo correctamente. Esto es especialmente relevante si tienes un retainer mensual de 10.000 USD y el EUR/USD fluctuó 4 puntos durante el año: la diferencia en euros puede ser significativa.

Lo que cambia en 2026: prepárate ahora

El umbral de 600 USD que entra en vigor en 2026 implica que prácticamente cualquier consultor que cobre un solo pago de honorarios a través de una plataforma recibirá un 1099-K. Ese año, la separación de honorarios y reembolsos, el registro de tipos de cambio y la trazabilidad por factura dejarán de ser buenas prácticas opcionales para convertirse en necesidades básicas de cumplimiento.

Si tu modelo de negocio incluye retainers mensuales en USD a empresas estadounidenses, el momento de ordenar tu sistema de facturación es antes de que el umbral caiga a 600 USD, no después. Un retainer de 5.000 USD mensual sumará 60.000 USD anuales en tu 1099-K. Si ahí hay mezclados 8.000 USD en reembolsos de gastos sin facturación separada, tendrás que justificarlo uno por uno.

La nueva regla del IRS no es una amenaza para los consultores que trabajan limpiamente. Es una señal de que los sistemas informales de gestión de cobros, que funcionaban bien cuando el umbral era de 20.000 USD, ya no son suficientes para el entorno de 2025 y definitivamente no lo serán para 2026.