Três números que você deve conferir antes de aceitar um pedido em moeda estrangeira

Você recebe um pedido de compra de um cliente no exterior, o valor parece bom, e o impulso é aceitar na hora. O problema não aparece no momento da assinatura: ele aparece 60 dias depois, quando a cotação virou contra você e a margem que parecia de 22% chegou a 14%.

Antes de confirmar qualquer PO denominado em moeda estrangeira, confira estes três números. Nesta ordem.

1. Sua margem de contribuição no câmbio do dia, não no câmbio do sonho

O primeiro erro é calcular a rentabilidade do pedido usando a cotação que você viu na manchete. A cotação real que vai para o seu bolso é diferente.

O que verificar:

• Câmbio comercial de compra do dia no site do Banco Central (ptax de fechamento anterior). Esse é o piso realista.
• Spread do seu banco ou fintech de câmbio. Para PMEs, o spread pode ser de 1,5% a 4% sobre o ptax. Em um pedido de R$ 120.000, isso come de R$ 1.800 a R$ 4.800 antes de você tocar no dinheiro.
• Margem mínima aceitável já incorporando o spread. Se a sua operação precisa de 18% para cobrir custos fixos e capital de giro, trabalhe com 18% + spread estimado como piso. Se o câmbio do dia não entrega isso, o preço do PO está errado, não o câmbio.

Por que o prazo de pagamento amplifica esse risco

Um PO com Net 60 assinado hoje vai ser liquidado em dois meses. O real pode se desvalorizar ou valorizar nesse intervalo. Se o contrato não tiver cláusula de câmbio fixo ou de reajuste, você está carregando todo o risco cambial sozinho.

A regra prática: para pedidos acima de R$ 80.000 equivalentes, calcule a margem em dois cenários, cotação do dia e cotação do dia menos 8%. Se o segundo cenário ainda fecha no verde, o pedido é aceitável sem proteção adicional.

2. O prazo efetivo de recebimento, contando do zero certo

Net 30 no PO não significa 30 dias a partir de hoje. Significa 30 dias a partir de um evento, e esse evento raramente é a emissão da nota fiscal.

Pergunte ao comprador qual é o gatilho:

• Data de emissão da invoice?
• Data de recebimento e aprovação da invoice pelo financeiro?
• Data de entrega das mercadorias confirmada no sistema deles?
• Primeiro dia útil do mês seguinte ao recebimento? (prática comum em multinacionais)

A diferença entre "Net 30 da emissão" e "Net 30 do fechamento do mês" pode ser de até 29 dias extras. Em termos práticos, um pedido de USD 18.000 com esse detalhe ignorado pode virar um Net 59 disfarçado.

O que registrar antes de aceitar:

1. Data de início da contagem (gatilho exato).
2. Se há processo de aprovação interna que pausa o prazo.
3. Qual o ciclo de pagamento do tesoureiro deles (semanal, quinzenal, mensal).

Com essas três informações, você converte o "Net 30" em uma data de recebimento esperada real. Só então você consegue planejar o fluxo de caixa do mês sem surpresas.

3. O impacto no seu capital de giro durante o período de espera

Aceitar o pedido significa alocar capacidade de produção, comprar insumos e pagar sua equipe agora. O dinheiro entra em 30, 60 ou 90 dias. O gap entre esses dois momentos é o custo invisível do pedido, e poucos fornecedores o colocam na planilha antes de dizer sim.

O cálculo que importa:

• Custo total do pedido incorrido antes do recebimento (materiais, mão de obra, frete de saída).
• Número de dias de capital imobilizado.
• Custo do capital para você: se você teria que antecipar recebíveis a 2,5% ao mês para cobrir esses custos, esse percentual precisa estar embutido no preço ou no prazo negociado.

O pedido grande pode ser o mais caro

Um PO de EUR 25.000 com Net 90 de um comprador alemão pode parecer o melhor negócio do trimestre. Mas se você precisa de R$ 60.000 em insumos adiantados e seu custo de capital é de 2,5% ao mês, o custo financeiro de carregar esse pedido por três meses é R$ 4.500 que não estão na proposta original.

Coloque esse número na mesa antes de responder ao comprador. Às vezes a negociação certa não é o preço unitário, mas um adiantamento de 30% que cobre os insumos e elimina o custo de capital.

Checklist antes de confirmar qualquer PO em moeda estrangeira

Use estes três pontos como filtro rápido, não como burocracia:

1. Margem no câmbio real (ptax menos spread do banco): está acima do seu piso mínimo no pior cenário de câmbio razoável?
2. Data de recebimento efetiva (convertida do "Net X" para um dia do calendário): seu fluxo de caixa aguenta esse prazo sem antecipar recebíveis?
3. Custo do capital imobilizado (dias x custo financeiro): esse custo está precificado ou negociado como adiantamento?

Se a resposta às três perguntas for sim, o pedido é bom. Se uma delas for não, você tem informação para renegociar antes de comprometer capacidade, não depois.

Fornecedor que aceita PO sem passar por esse filtro não está fechando negócio: está abrindo uma posição cambial e financeira que vai explicar nos próximos resultados.