Verplichte e-facturering in de EU: welke landen lopen voorop

Gestructureerde e-facturering komt eraan, en voor mkb-eigenaren die zakelijk leveren aan andere bedrijven is de vraag niet meer óf, maar wanneer en in welk formaat. De EU-lidstaten bewegen ieder in hun eigen tempo, maar de richting is overal hetzelfde.

Wat "gestructureerd" precies betekent, en waarom het niet hetzelfde is als een PDF

Een PDF-factuur die je per e-mail verstuurt, is in de ogen van de Europese wetgever géén e-factuur. Een echte e-factuur is een machinelesbaar bestand, doorgaans XML of UBL, dat automatisch door boekhoudsystemen wordt verwerkt zonder menselijke invoer.

De EU-norm die als basis dient, is EN 16931, vastgesteld in 2017. Elk lidstaat mag daar een nationale smaak bovenop leggen, zolang de kern van de norm intact blijft. Dat verklaart waarom er zoveel formats naast elkaar bestaan:

• XRechnung (Duitsland): verplicht XML-formaat voor leveringen aan de overheid, en straks ook B2B
• Factur-X / ZUGFeRD (Frankrijk/Duitsland): hybride PDF met ingesloten XML, populair bij mkb
• PEPPOL BIS Billing 3.0: het Europese netwerkformaat dat steeds vaker als doorgangsnorm wordt gebruikt
• UBL-OEBL (Oostenrijk): verplicht voor overheidsopdrachten, met plannen richting B2B

Het technische onderscheid klinkt als een IT-probleem, maar de gevolgen zijn boekhoudkundig en fiscaal. Een factuur die niet voldoet aan het verplichte formaat, kan in sommige landen niet als btw-document worden ingediend.

De koplopers: Duitsland, Frankrijk en België

Duitsland

Per 1 januari 2025 zijn alle btw-plichtige bedrijven in Duitsland verplicht om gestructureerde e-facturen te kunnen ontvangen. Versturen wordt gefaseerd ingevoerd:

• Vanaf 2027: verplicht voor bedrijven met omzet boven €800.000
• Vanaf 2028: verplicht voor alle btw-plichtigen in B2B-transacties

Het verplichte formaat is XRechnung, maar Factur-X/ZUGFeRD 2.x voldoet ook aan EN 16931 en wordt breed geaccepteerd. Kleine bedrijven die nu al facturen sturen aan grote Duitse inkopers, merken dat die inkopers het formaat steeds vaker eisen, ook vóór de wettelijke deadline.

Frankrijk

Frankrijk loopt het verste. Het Portail Public de Facturation (PPF) vervangt Chorus Pro als centraal e-invoicingplatform voor B2B. De invoering is meerdere keren uitgesteld, maar de huidige planning:

• September 2026: verplicht voor grote ondernemingen en ETI's (middelgrote bedrijven)
• September 2027: verplicht voor mkb en micro-ondernemingen

France vereist naast e-facturering ook e-reporting: transacties met niet-Franse partijen moeten worden gerapporteerd aan de belastingdienst. Voor Nederlandse bedrijven die leveren aan Franse afnemers, is dat een extra compliance-laag.

België

België heeft zich gecommitteerd aan verplichte gestructureerde e-facturering voor B2B per 1 januari 2026, gebaseerd op het PEPPOL-netwerk. De Belgische aanpak is relatief pragmatisch: PEPPOL als infrastructuur, Factur-X als toegestaan formaat voor kleinere bedrijven.

Landen die dicht in de buurt komen

Italië loopt al jaren op kop met zijn SDI-systeem (Sistema di Interscambio), dat al sinds 2019 verplicht is voor Italiaanse B2B-transacties. Roemenië en Polen hebben nationale e-factureringsplatforms gelanceerd (respectievelijk e-Factura en KSeF) en breiden verplichtingen snel uit naar het mkb.

Spanje werkt aan VeriFactu, een real-time rapportagesysteem dat tegen 2025 van kracht zou moeten worden. Griekenland heeft myDATA, Portugal werkt aan uitbreiding van zijn ATCUD-stelsel.

De gemeenschappelijke noemer: elk van deze systemen wil fiscale gegevens dichter bij de transactie vangen, in real time of nagenoeg. De belastingdienst hoeft niet meer te wachten op de aangifte om te zien wat er gefactureerd is.

Wat dit in de praktijk betekent voor jouw facturatiestroom

Als je als mkb-eigenaar regelmatig levert aan Belgische, Duitse of Franse bedrijven, zijn er drie concrete stappen die nu al zinvol zijn:

1. Controleer welk formaat je afnemers accepteren. Veel grote inkopers communiceren dit al in hun leveranciersportaal.
2. Zorg dat je factuurdata gestructureerd is, ook al stuur je nog een PDF. Bedrijfsnaam, btw-nummer, IBAN, omschrijving per regel: als die data straks moet worden omgezet naar XML, is schone brondata het halve werk.
3. Btw-nummers en reverse-charge: bij grensoverschrijdende B2B-leveringen binnen de EU geldt de verleggingsregel. Die moet op de factuur staan, inclusief het btw-identificatienummer van beide partijen.

Hoe je je nu al voorbereidt zonder je werkstroom te verstoren

De verplichte XML-uitvoer is voor de meeste tools nog een toekomstige stap. Maar de onderliggende data-hygiëne, correct btw-nummer, juiste regelomschrijvingen, duidelijke betalingstermijnen, is iets wat je vandaag al kunt regelen.

Gebruik betalingstermijn-presets zoals Net 30 of Net 60 consequent, zodat de vervaldatum altijd eenduidig is. Sla btw-nummers van vaste klanten op zodat je ze niet elke keer hoeft op te zoeken. En houd je valuta consistent: als een Duitse afnemer in EUR betaalt en een Belgische ook, wil je die totalen per valuta kunnen zien zonder handmatig op te tellen.

De lidstaten die nu het snelst bewegen, doen dat met bestaande boekhoudinfrastructuur als vertrekpunt. Bedrijven die hun factuurdata nu al netjes bijhouden, zullen de overgang naar verplichte e-facturering als een kleine stap ervaren. Bedrijven die dat niet doen, betalen straks iemand om de data op te schonen.