Vergeten aftrekposten voor de freelance designer

Je dient je aangifte in, trekt je Adobe-abonnement af en denkt klaar te zijn. Maar het gros van de freelance designers laat elk jaar een paar honderd tot een paar duizend euro aan aftrekbare kosten liggen, simpelweg omdat ze niet weten dat die ook mogen.

De kosten die je al aftrekt, maar niet volledig

Bijna elke designer trekt software af. Maar "software" is breder dan Figma en Adobe Creative Cloud.

Wat je waarschijnlijk vergeet:

• Stock licenties en fonts. Een Unsplash Plus- of Adobe Fonts-abonnement dat je specifiek voor klantprojecten gebruikt, is volledig aftrekbaar.
• Plugin-abonnementen. Denk aan Framer, Lottie-licenties, of UI-kits die je koopt voor een specifiek project.
• Cursussen en tutorials. Een Skillshare-abonnement of een losse Udemy-cursus over motion design valt onder de noemer "scholingskosten" en is aftrekbaar als je het zakelijk kunt onderbouwen.
• Vakliteratuur. Boeken over typografie, brand strategy of UX-research tellen mee. Bewaar de bonnen.

De 10%-regel voor gemengd gebruik

Gebruik je een tool ook privé? Dan mag je alleen het zakelijke deel aftrekken. Bij een abonnement van €20 per maand dat je voor 80% zakelijk gebruikt, trek je €192 per jaar af in plaats van €240. Klein verschil per post, maar het telt op over twintig abonnementen.

Hardware, werkruimte en energie

Een nieuw beeldscherm of een Wacom-tablet voor een project van €6.000 is evident aftrekbaar. Maar de Belastingdienst staat meer toe dan je denkt.

Werkruimte thuis: Als je een aparte kamer gebruikt uitsluitend als werkkamer, kun je een deel van je huur of hypotheekrente, energie en internet aftrekken. De eis is "uitsluitend zakelijk gebruik". Heb je een aparte studeerkamer die je nooit privé gebruikt? Houd de vierkante meters bij.

Energie en internet: Internet is in de meeste gevallen voor het overgrote deel zakelijk. Trek minimaal 75% af als je dagelijks client calls hebt, bestanden uploadt en assets verstuurt. Geen excuus om dit te laten liggen.

Klein gereedschap: Een ergonomische muis, USB-hub, webcam voor videocalls met klanten, of zelfs een goed microfoon voor presentaties: allemaal zakelijke kosten als je ze primair zakelijk inzet.

Reis- en verblijfskosten

Ga je bij een klant langs voor een kickoff, presentatie of fotoshoot? Dan zijn die reiskosten aftrekbaar.

• Auto: €0,23 per kilometer (2024-tarief) voor zakelijke ritten met je privéauto.
• OV: Bewaar je OV-chipkaarthistorie of e-tickets. Een ritje naar Amsterdam voor een merkpresentatie van €4.800 kost je misschien €28 aan treinticket. Niet indrukwekkend per reis, maar over twaalf klantbezoeken is dat €336.
• Parkeren en tol: Volledig aftrekbaar als de reis zakelijk is.

Zakelijke lunches en koffiegesprekken

Een lunch met een potentiële klant of een koffiegesprek om een briefing door te nemen is aftrekbaar als representatiekosten. Let op: de Belastingdienst past een drempel toe van €4.500 of 73,5% van de kosten (je kiest het gunstigste). Voor de meeste designers ligt dit ver boven wat ze daadwerkelijk uitgeven, dus in de praktijk trek je het gewoon volledig af.

Administratie en financiële kosten

Dit is de categorie die bijna iedereen overslaat.

• Bankkosten voor je zakelijke rekening. Als je een aparte zakelijke rekening hebt (sterk aanbevolen), zijn de maandelijkse kosten volledig aftrekbaar.
• Boekhouderskosten. Betaal je een boekhouder of accountant? Die kosten zijn aftrekbaar, inclusief de uren die ze besteden aan je btw-aangifte.
• Kosten voor facturatiesoftware. Software die je helpt bij het sturen van facturen en het bijhouden van betalingen valt hier ook onder.

Hoe je dit jaar niets meer mislaat

Het geheim is geen ingewikkeld systeem. Het is een gewoonte: bewaar elke bon direct digitaal (foto met je telefoon), categoriseer hem dezelfde dag, en maak aan het einde van elk kwartaal een korte check langs de categorieën hierboven.

Een paar honderd euro extra aftrekposten levert bij een belastingtarief van 37% al snel €150 tot €400 netto op. Dat is een nieuw beeldscherm, een premium plugin voor een jaar, of gewoon meer over op je rekening na de aangifte.

De Belastingdienst geeft je deze aftrekken. Je hoeft ze alleen maar op te eisen.