Twee velden die je factuur voor EU-cursisten niet mag missen

Zodra je eerste cursist uit Duitsland of Frankrijk afrekent, verkoopt je een digitale dienst aan een EU-consument. Zonder twee specifieke velden op je ontvangstbewijs riskeer je btw-naheffingen, klachten van betalingsprocessors en refunds die je niet kunt verdedigen.

Waarom een gewoon ontvangstbewijs niet volstaat bij EU-verkopen

Een betalingsbevestiging van Stripe of PayPal is geen factuur. Voor digitale diensten aan EU-consumenten gelden specifieke eisen vanuit de btw-richtlijn voor elektronische diensten (de zogenaamde OSS-regels). Jij bent verantwoordelijk voor het uitreiken van een document dat voldoet, niet de processor.

Het goede nieuws: je hoeft geen accountant in te huren. Je mist waarschijnlijk slechts twee velden. Voeg die toe en je staat meteen op solide grond.

Wat telt als "digitale dienst" voor de EU?

Een opgenomen cursus, een downloadbaar werkboek, live coachingsessies via video, een abonnement op je ledenplatform. Allemaal vallen ze onder de EU-regels voor elektronisch geleverde diensten. Het maakt niet uit of jij in Amsterdam zit of in Bali: zodra de koper in de EU woont, geldt het.

Veld 1: het btw-tarief én het bedrag per land

De EU hanteert gedifferentieerde btw-tarieven per lidstaat. Een cursist in Nederland betaalt 21% op jouw cursus. Diezelfde cursus kost een cursist in Luxemburg 17% btw. Als je factuur alleen de totaalprijs toont zonder uitsplitsing, kan de belastingdienst van het betreffende land claimen dat je het juiste bedrag niet hebt afgedragen.

Wat moet er staan:

• Het nettobedrag (prijs exclusief btw)
• Het btw-tarief dat van toepassing is op het land van de koper
• Het btw-bedrag in euro's of de factuurvaluta
• Het bruto totaal

Een voorbeeld: je verkoopt een cursus voor €197 inclusief btw aan een cursist in Duitsland (btw-tarief: 19%). Op de factuur staat dan: netto €165,55, btw 19% = €31,45, totaal €197,00.

Hoe ZenPay dit oplost

In ZenPay stel je per factuur de belastingmodus in op "inclusief" of "exclusief", en je voert het toepasselijke tarief in. Het systeem berekent automatisch de uitsplitsing en toont het nettobedrag, het btw-tarief en het btw-bedrag netjes op de factuur. Voor cursisten in landen met een afwijkend tarief maak je simpelweg een nieuwe factuur aan met het juiste landtarief, zonder opnieuw te beginnen.

Veld 2: het land van de koper (als bewijs van woonplaats)

De OSS-regels vereisen dat je twee niet-tegenstrijdige bewijsstukken kunt overleggen van het land waar de koper woont. Dat klinkt bureaucratisch, maar in de praktijk volstaat het om het land van de koper op de factuur vast te leggen op het moment van aankoop.

Zonder dit veld heb je bij een btw-controle niets in handen. Met dit veld plus de factuurdata heb je minimaal één bewijs. Combineer je dit met het IP-adres of het verzendadres dat je betalingsprocessor vastlegt, dan zit je goed.

Wat moet er staan:

• Volledige naam of bedrijfsnaam van de koper
• Land van de koper (niet optioneel, niet "opgeven indien van toepassing")
• Je eigen btw-nummer als je OSS-aangifte doet of in meerdere EU-landen omzet draait boven de drempel

Wat als de koper een bedrijf is?

Dan geldt de B2B-uitzondering: de koper verlegging de btw naar zichzelf (reverse charge). In dat geval zet je op de factuur de vermelding "Btw verlegd / Reverse charge" en het btw-nummer van het bedrijf. Je berekent dan zelf geen btw. ZenPay heeft hiervoor een specifieke reverse-charge btw-modus per factuur, zodat de juiste vermelding automatisch verschijnt.

Maak van elke cursusverkoop een compliant document

Het aanpassen van je factuursjabloon kost je eenmalig twintig minuten. Wat je daarvoor terugkrijgt: geen discussies met je betalingsprocessor over terugboekingen, geen naheffingen bij een btw-controle, en cursisten die een professioneel document ontvangen in plaats van een kale betalingsbevestiging.

Stel je factuursjabloon eenmalig goed in, activeer de juiste belastingmodus, en alle facturen die je daarna verstuurt, ook de automatische facturen van je maandelijkse coachingabonnementen, zijn meteen correct opgebouwd.

Twee velden. Dat is het verschil tussen een ontvangstbewijs dat je bij een controle niet kunt verdedigen en een factuur die voor zichzelf spreekt.