Offerte of factuur: wanneer stuur je wat en wat is het verschil juridisch?

Je hebt het ontwerp afgerond, de klant is enthousiast, en dan vraagt hij: "Kun je me gewoon een factuur sturen?" Maar je hebt nog geen offerte verstuurd. Of omgekeerd: je stuurt een offerte, de klant betaalt per ongeluk alvast, en nu weet niemand meer waar ze juridisch staan. Beide situaties zijn te vermijden als je weet welk document welk moment dient.

Wat een offerte juridisch gezien doet

Een offerte is een aanbod. Zodra een klant jouw offerte accepteert, is er een overeenkomst. Dat klinkt simpel, maar daar zitten haken en ogen aan.

Een offerte is bindend voor jou, niet automatisch voor de klant. Als jij een offerte stuurt voor een merkidentiteit van €4.800 en de klant zegt na twee weken "akkoord", moet jij aan dat bedrag vasthouden, ook als je inmiddels weet dat het project meer werk is. Zet daarom altijd een geldigheidsdatum op je offerte: "Deze offerte is geldig tot 14 dagen na verzenddatum." Zonder die clausule blijft jouw aanbod in theorie onbeperkt geldig naar Nederlands recht.

Wat er wél en niet in een offerte hoort

Een goede offerte voor een designproject bevat:

• Omschrijving van de dienst: niet "logo-ontwerp" maar "primair logo in drie varianten, met bestandslevering in AI, PNG en SVG"
• Prijs exclusief of inclusief btw: als je btw-plichtig bent, vermeld dan het tarief (21% of 9%) en het btw-bedrag apart
• Opleverdata of mijlpalen: "concepten binnen 10 werkdagen na akkoord, eindbestanden na verwerking feedback"
• Wat er níét in zit: extra revisieronden, stockbeelden, drukwerk. Dit is je bescherming tegen scope creep.
• Betalingsstructuur: 50% aanbetaling bij akkoord, 50% bij oplevering

Wat een offerte niet doet: betaling eisen. Een offerte is geen betaaldocument.

Wat een factuur juridisch gezien doet

Een factuur is een betalingseis. Je stuurt hem nadat de prestatie is geleverd of nadat een betalingsmoment is bereikt dat je in de overeenkomst hebt vastgelegd. In Nederland is een factuur ook een fiscaal document: als je btw-plichtig bent, moet elke factuur voldoen aan de eisen van de Belastingdienst, zoals je btw-nummer, het btw-bedrag per tarief, en een uniek factuurnummer.

De factuur bewijst dat je gepresteerd hebt en dat er betaald moet worden. Heb je geen ondertekende offerte of schriftelijk akkoord, dan is je factuur juridisch veel zwakker als een klant weigert te betalen. Rechters kijken naar de overeenkomst, niet naar de factuur.

Het gevaarlijkste moment: de "na oplevering"-betaling

Voor designers is de tweede termijn, betaalbaar "na lancering" of "na oplevering", het grootste risico. Klanten trekken feedback eindeloos uit, de lanceringsdatum verschuift, en jij blijft wachten met je factuur. De oplossing: koppel de mijlpaalfactuur aan een specifieke actie van jóu, niet van de klant. Schrijf in je offerte: "Eindbestanden worden geleverd binnen 48 uur na ontvangst van de laatste feedback. De eindfactuur wordt op dat moment verstuurd, ongeacht de lanceringsdatum van de klant."

De volgorde die altijd klopt

Wanneer je géén offerte stuurt

Er zijn situaties waarin een offerte overbodig is, namelijk bij vaste retainerafspraken die al vastliggen in een contract. Als jij elke maand een socialmedia-designpakket levert voor €1.200, heb je dat tarief ooit afgesproken. Daarna volstaat een maandelijkse factuur. Je hoeft niet elke cyclus opnieuw een offerte te sturen.

Hetzelfde geldt voor kleine meerwerk-items onder een drempelbedrag dat je zelf vastlegt (bijvoorbeeld €200). Stuur daarvoor een kortere "aanvullende factuur" met een duidelijke referentie naar het oorspronkelijke project.

Maar stuur nooit een factuur zonder enig akkoord

Zelfs voor kleine bedragen geldt: zorg dat er ergens, in een e-mail, een WhatsApp-bericht of een getekende offerte, een spoor is van de klant die instemt. Zonder dat spoor is een onbetaalde factuur bijna onmogelijk te incasseren, ook al is de schuld feitelijk terecht.

De btw-check die designers overslaan

Als je een factuur stuurt aan een klant in een ander EU-land en dat bedrijf heeft een geldig btw-nummer, pas dan de verleggingsregeling toe. Jij berekent geen btw; de klant geeft die zelf aan. Op je factuur schrijf je "btw verlegd" en je vermeldt het btw-nummer van de klant. Dit is geen keuze maar een verplichting.

Werk je voor een klant buiten de EU, bijvoorbeeld een Amerikaans bureau dat een merkcampagne bij je neerlegt voor $6.500? Dan is de dienst sowieso niet btw-belast in Nederland. Schrijf op de factuur "buiten de reikwijdte van de Nederlandse btw" en stuur hem gewoon in dollars.

Een offerte legt de spelregels vast. Een factuur activeert de betaling. De fout die de meeste designers maken is niet het ene voor het andere sturen, maar de twee los van elkaar behandelen. Als je offerte de juiste bescherming inbouwt, schrijft je factuur zichzelf.