Nieuwe bondsverplichtingen in de VS: dit moet op jouw factuur staan

Drie nieuwe Amerikaanse staten hebben prompt-payment bonds verplicht gesteld op publieke bouwcontracten. Als je als trade contractor werkt op overheidsprojecten in deze staten, bepaalt de inhoud van jouw factuur nu of je bondsrecht geldig is of niet.

Wat zijn prompt-payment bonds en waarom raken ze jou direct?

Een prompt-payment bond is een garantie die de hoofdaannemer (general contractor) moet afsluiten bij een verzekeraar. De bond beschermt subcontractors en leveranciers: als de GC niet binnen de wettelijke termijn betaalt, kun jij een claim indienen bij de verzekeraar en alsnog worden uitbetaald.

Tot voor kort gold dit alleen in staten als California, Texas en Florida. Nu sluiten zich drie nieuwe staten aan, wat betekent dat tienduizenden trade contractors in elektra, loodgieterswerk en general trades te maken krijgen met nieuwe documentatievereisten.

Het probleem: een ongeldige of onvolledige factuur kan je bondsrecht laten vervallen. Niet omdat je werk slecht was, maar omdat de papierwinkel niet klopte.

Welke staten zijn dit?

De drie nieuw aangesloten staten zijn Colorado, Georgia en North Carolina. In elk van deze staten is de wetgeving in 2025 van kracht geworden voor publieke projecten boven een drempelwaarde (doorgaans $150.000 of meer). Controleer altijd de actuele drempel in de staat waar je werkt, want die kan per project afwijken.

Wat moet er nu op elke factuur staan?

De bondswetgeving stelt specifieke eisen aan de inhoud van facturen die meetellen als formele betalingsverzoeken ("proper invoice" of "certified invoice"). Ontbreken deze gegevens, dan begint de wettelijke betalingstermijn simpelweg niet te lopen.

Verplichte velden op een gecertificeerde factuur

• Contractreferentie: het contractnummer van het publieke project, zoals vermeld in de aanbestedingsdocumenten.
• Projectomschrijving en locatie: straat, gemeente en het officiële projectnummer van de opdrachtgever.
• Naam en adres van de uitlenende partij: jouw legale handelsnaam en zakelijk adres. Niet je privéadres, zelfs als je eenmanszaak bent.
• Datum van de factuur en de prestatie-periode: de aaneengesloten periode waarop het werk betrekking heeft (bijv. 1 april tot 30 april 2025).
• Specificatie van materialen en arbeid apart: dit is cruciaal. Materiaalkosten en arbeidskosten moeten op afzonderlijke regels staan, niet samengevoegd als één bedrag.
• Verzameld contract-totaal, eerder gefactureerd en nu gevraagd: het klassieke "Schedule of Values"-format dat GC's en overheidsopdrachtgevers verwachten.
• Belasting-ID (EIN of SSN): sommige staten vereisen dit expliciet op gecertificeerde facturen voor publieke werken.
• Handtekening of digitale bevestiging: als bewijs dat de factuur bewust en correct is ingediend.

Waarom materialen en arbeid gescheiden moeten

Dit is het veld dat de meeste trade contractors missen. De splitsingsverplichting bestaat om twee redenen: ten eerste kunnen opdrachtgevers de belastbaarheid van materialen en diensten apart beoordelen, ten tweede is het voor de bond-verzekeraar essentieel om te beoordelen welk deel van een claim betrekking heeft op geleverde maar onbetaalde materialen versus onbetaalde arbeid. Heb je dit niet gesplitst, dan kan de verzekeraar je claim weigeren of vertragen.

Progress invoices, change orders en de valkuil van "later bijvoegen"

Publieke projecten lopen maanden. Je stuurt een depositfactuur, vervolgens maandelijkse vorderingsfacturen en tot slot een eindfactuur. Bij elk van die momenten gelden de bovenstaande eisen opnieuw.

Het gevaar zit in change orders. Stel: je installeert extra bedrading buiten de oorspronkelijke scope op een overheidsschool in Charlotte. De GC zegt mondeling "schrijf het maar bij op de volgende factuur." Maar als die change order niet formeel is goedgekeurd en apart is gedocumenteerd, staat het niet in het bondsregister. Dat betekent: geen bond-dekking op dat bedrag.

Regel: elke scope-uitbreiding is een aparte factuurregel, met een verwijzing naar het goedgekeurde change order-nummer. Voeg het nooit toe als een vaag "meerwerk" op een bestaande vorderingsfactuur.

Hoe je jouw facturatieproces nu aanpast

Je hoeft je werkwijze niet te herscheppen. Drie concrete stappen zijn genoeg:

1. Maak een factuursjabloon per projecttype. Publieke werken in Colorado, Georgia of North Carolina krijgen een eigen sjabloon met alle verplichte velden vooringevuld. Het contractnummer en de projectlocatie zijn de enige variabelen die je per factuur invult.

2. Gebruik altijd aparte regels voor materialen en arbeid. Zelfs als je ze intern als één kostprijs ziet: splits ze op de factuur. Dit kost je twee minuten per factuur en kan je duizenden dollars bondsrecht redden.

3. Koppel elke change order aan een factuurregel met een referentienummer. Zonder dat referentienummer is de goedkeuring bij een dispute onbewijsbaar.

Bewaar alles minstens vier jaar

De verjaringstermijn voor bond-claims loopt in de meeste staten twee jaar na projectoplevering. Sla alle facturen, goedgekeurde change orders en betalingsbewijzen minimaal vier jaar op. PDF-exports per project, geordend op contractnummer, zijn de eenvoudigste aanpak.

De betalingstermijnen die nu gelden

Met de nieuwe wetgeving in Colorado, Georgia en North Carolina zijn de maximale betalingstermijnen voor gecertificeerde facturen als volgt vastgelegd:

• Colorado: GC betaalt subcontractors binnen 7 dagen nadat hij betaling van de overheidsopdrachtgever heeft ontvangen.
• Georgia: 10 werkdagen na ontvangst van betaling door de GC.
• North Carolina: 7 dagen na ontvangst van betaling door de GC, bij verzuim geldt een rente van 1% per maand.

Dit zijn juridisch afdwingbare termijnen. Een gecertificeerde factuur die op de juiste dag is ingediend en aan alle eisen voldoet, is de basis van elke claim als de GC deze termijnen overschrijdt.

Jouw factuur is niet alleen een betalingsverzoek. Op publieke projecten in deze drie staten is het ook het juridische document dat jouw bondsrecht activeert. Zorg dat hij klopt voordat je hem verstuurt.