Making Tax Digital raakt ook jou als consultant onder £50k

De HMRC heeft de deadline bevestigd: vanaf april 2026 valt elke sole trader met een jaarlijkse omzet boven de £30.000 onder Making Tax Digital for Income Tax (MTD for ITSA). Zit je nu net onder de £50k-drempel en dacht je dat je er nog even buiten viel? Denk nog eens na.

Wat MTD for ITSA precies betekent voor consultants

MTD for ITSA verplicht je om inkomsten en uitgaven per kwartaal digitaal te rapporteren via HMRC-compatibele software, in plaats van één keer per jaar via de Self Assessment-aangifte. Voor een consultant die drie of vier hoge retainerklanten bedient, klinkt dat misschien beheersbaar. Maar de crux zit in de details.

HMRC eist dat elke rapportageperiode digitale bronrecords heeft: geen handmatige spreadsheets meer die je eenmalig oploopt. Elke factuur, elke betaling en elke onkostendeclaratie moet herleidbaar zijn naar een digitale record die aansluit op je kwartaalopgave.

De drempelgeschiedenis in één oogopslag

• Boven £100k: verplicht vanaf april 2026 (eerste groep)
• Boven £50k: verplicht vanaf april 2026 (zelfde cohort, HMRC heeft dit samengetrokken)
• Boven £30k: verplicht vanaf april 2027
• Onder £30k: nader te bepalen, maar de richting is duidelijk

Als je omzet nu rond de £40k-£50k schommelt, ben je niet in de volgende cyclus; je bent in de eerste.

Waarom dit extra pijn doet voor consultants met NET 60+ klanten

Hier zit de echte angel. Stel: je stuurt in januari een factuur van £12.000 aan een US corporate op NET 60-betalingstermijn. De betaling komt pas in maart binnen. Je kwartaalrapportage over Q1 (januari-maart) moet dan laten zien wanneer je de factuur hebt uitgeschreven, maar je cashflow-rapportage laat een ander verhaal zien.

HMRC werkt voor MTD for ITSA op cash basis (voor de meeste sole traders onder de drempel), wat betekent dat inkomsten tellen op het moment van ontvangst, niet op factuurdatum. Dat klinkt simpel, maar het schept een administratieve verplichting die de meeste consultants nu nog niet bijhouden: betalingsdatum per factuur, vastgelegd in een digitaal systeem, niet teruggevonden in je bankafschrift van maand drie.

Onkostenvergoedingen: het stiefkind van de kwartaaladministratie

Consultants bundelen regelmatig expense reimbursements in de maandfactuur. Een retainer van £8.000 plus £640 aan reiskosten wordt één totaalregel. Fiscaal zijn dat twee categorieën: omzet en doorbelaste kosten. MTD for ITSA verwacht dat je die splitsing al maakt bij het aanmaken van de factuur, niet achteraf bij de aangifte.

Als je nu facturen stuurt als losse PDF's zonder gestructureerde regelspecificatie, is dat het eerste dat je moet aanpassen.

De praktische impact op jouw factuuradministratie

Kwartaalrapportage klinkt als vier keer per jaar een uurtje werk. In de praktijk betekent het:

• Elke factuur: direct vastgelegd met datum, bedrag, klant, en categorie
• Elke betaling: geregistreerd op ontvangstdatum (niet factuurdatum)
• Gedeeltelijke betalingen: bijgehouden als aparte events, want een £12k-factuur die in twee tranches binnenkomt telt als twee ontvangsten
• Write-offs: als een klant niet betaalt en je besluit af te schrijven, is dat een aparte administratieve handeling met eigen datum

Dit is geen nieuwe boekhoudverplichting, het is een frequentieverhoging van administratieve precisie. Wat voorheen jaarlijks klopte, moet nu per kwartaal kloppen.

Wat je nu al kunt doen, lang voordat april 2026 aankomt

De verleiding is om dit te parkeren als "iets voor volgend jaar". Maar de reden om nu te beginnen is simpel: als je in april 2026 begint met digitaal bijhouden, heb je geen historische data. HMRC verwacht dat je het volledige belastingjaar kunt verantwoorden, niet alleen de kwartalen na de invoeringsdatum.

Drie concrete stappen voor consultants

1. Controleer je drempel nu. Tel je bruto-ontvangsten van de afgelopen twaalf maanden. Zit je boven de £30k? Dan is dit relevant voor jou, waarschijnlijk eerder dan je denkt.

2. Structureer je facturen op regelniveau. Elke factuur moet onderscheid maken tussen dienstverleningsomzet en doorbelaste kosten. Doe dit vanaf je volgende factuur.

3. Registreer betalingen op ontvangstdatum. Niet op factuurdatum, niet op "ergens in februari". Exacte datum, exact bedrag, per factuur.

Als je met US- of EU-klanten werkt en facturen in meerdere valuta verstuurt, voeg daar nog een vierde stap aan toe: zorg dat de wisselkoers op het moment van ontvangst wordt vastgelegd. ZenPay registreert de wisselkoers automatisch op betalingsdatum, zodat jouw primaire-valutarapportage voor MTD klopt zonder handmatige herberekening.

Reverse-charge BTW en MTD: een combinatie die extra aandacht vraagt

Voor consultants die vanuit de UK EU-klanten bedienen (of omgekeerd), is er nog een laag: reverse-charge BTW. In de EU geldt voor B2B-diensten dat de afnemer de BTW verlegt. Jouw factuur heeft dan een nultarief met de vermelding "reverse charge". Fiscaal is dat een aparte categorie in je administratie.

MTD for ITSA raakt primair je inkomstenbelastingadministratie, niet je BTW-aangifte (dat is MTD for VAT, al verplicht boven de VAT-drempel). Maar de factuurinhoud die je digitaal vastlegt, wordt bronrecord voor beide. Een factuur die niet correct de reverse-charge-behandeling vermeldt, is straks zowel een BTW-probleem als een ITSA-probleem.

ZenPay heeft een per-factuur reverse-charge BTW-toggle die de juiste vermelding automatisch toevoegt en de regel op nultarief zet. Dat klinkt klein, maar het is precies het soort detailfout die je bij een kwartaalcontrole wilt voorkomen.

MTD for ITSA is geen bureaucratisch ongemak dat je kunt uitzitten. Het is een fundamentele verschuiving in hoe HMRC verwacht dat je je inkomsten bijhoudt: gestructureerd, digitaal en per kwartaal. Voor consultants met hoge retainers, gelaagde betalingstermijnen en gemengde valuta is de voorbereiding geen halfjaarsproject. Begin bij je volgende factuur.