Internationaal factureren in meerdere valuta: zo doe je dat

Jij stuurt deze maand facturen in euro's, dollars en pond. Maar je boekhouding loopt in euros en je hebt geen idee wat je netto-omzet eigenlijk is.

Waarom valutakeuze op de factuur er echt toe doet

De valuta op een factuur is geen formaliteit. Het bepaalt wie het wisselkoersrisico draagt, welke btw-regels gelden en hoe snel je betaald krijgt.

Stel: je bent een zelfstandig consultant en je stuurt een Amerikaanse corporate een factuur in euro's. Grote kans dat de betalingsopdracht bij hun finance-afdeling vastloopt omdat ze intern in dollars werken. De deal was $14.000, maar jij stuurt EUR 12.900. Iemand moet dat converteren, goedkeuren en opnieuw verwerken. Dat kost je twee weken extra.

De vuistregel: factureer in de valuta van de klant, leg het bedrag vast in je boekhouding in je eigen hoofdvaluta, en zorg dat je facturatietool de wisselkoers op betalingsdatum vastlegt.

Wat je nodig hebt voordat je begint

• Je btw-nummer (of expliciete vrijstelling als je onder de drempel zit)
• De juridische naam en het btw-nummer van de klant, zeker bij EU B2B
• Een bankrekening die betalingen in die valuta kan ontvangen, of een betaallink per methode (SEPA, ACH, PIX)
• Duidelijke betalingstermijnen: NET 30 voor Amerikaanse klanten, "30 dagen na factuurdatum" voor Europese klanten werkt beter dan "zo snel mogelijk"

Btw bij internationale facturen: de drie scenario's

Fout op dit punt kost je meer dan een late betaling.

Scenario 1: B2C buiten de EU Je levert diensten aan een particulier in de VS of het VK. Je hoeft geen Nederlandse btw in rekening te brengen, maar check of je registratieplicht hebt in dat land (voor digitale diensten aan consumenten gelden aparte drempels).

Scenario 2: B2B binnen de EU Je levert aan een bedrijf in Duitsland of Spanje. Hier geldt de verleggingsregeling (reverse charge). Jij brengt geen btw in rekening. De klant geeft de btw zelf aan in hun land. Op de factuur zet je de btw-nummers van beiden, het bedrag zonder btw, en de zin: "Btw verlegd / VAT reverse charge".

Scenario 3: B2B buiten de EU Diensten aan een Amerikaans of Brits bedrijf? Geen btw, geen verleggingsregeling. Wel altijd het btw-nummer en de juridische naam van de klant vermelden voor je eigen administratie.

Btw automatisch correct instellen

Met ZenPay zet je per factuur de btw-modus in: inclusief, exclusief, vrijgesteld of verlegd. Voor EU B2B-klanten activeer je de reverse-charge toggle en vul je het btw-nummer van de klant in. De factuur genereert automatisch de juiste vermelding. Geen handmatig zoeken naar de juiste tekst.

Hoe je betaald krijgt zonder gedoe over bankgegevens

Een factuur in dollars sturen is één ding. Betaald worden in dollars zonder dat je klant drie e-mails stuurt om te vragen hoe ze moeten overmaken, is een ander.

Zet op elke internationale factuur minimaal:

1. Je IBAN of ACH-gegevens, afhankelijk van het land van de klant
2. Een deelbare factuurlink zodat de klant de factuur opent in een browser en direct betaalt, zonder dat ze een account aanmaken
3. Een QR-code voor klanten die betalen via WeChat Pay, Alipay of PIX

Een deelbare link is geen luxe bij zakelijke klanten. Finance-afdelingen sturen factuurlinks intern door. Als jouw factuur een bijlage is in een e-mail, gaat die kwijt. Een URL niet.

Achterstallige betalingen bij internationale klanten

NET 60 bij een Amerikaans bedrijf betekent in de praktijk soms 75 dagen. Niet omdat ze niet willen betalen, maar omdat interne goedkeuringsrondes tijd kosten.

Wat werkt:

• Stel automatische betalingsherinneringen in: 7 dagen voor vervaldatum en 3 dagen erna. De herinnering gaat op jouw naam, in jouw toon, zonder dat jij er aan denkt.
• Gebruik betalingstermijnpresets per klanttype: "Net 30" voor Amerikaanse corporates, "Netto 14" voor kleine Europese bedrijven.
• Volg per factuur de status: openstaand, gedeeltelijk betaald of afgeboekt. Gedeeltelijke betalingen komen vaker voor bij grote projecten met meerdere betaalmomenten.

Met ZenPay stel je auto-reminders in die N dagen voor of na de vervaldatum automatisch versturen, met een bewerkbaar template per account. Jij hoeft niet te onthouden welke factuur wanneer verloopt.

Rapportage: weten wat je verdient ondanks meerdere valuta

Aan het einde van het kwartaal wil je één getal: je omzet in euro's. Maar je hebt facturen uitstaan in dollar, pond en Zwitserse frank.

De sleutel is dat je facturatietool de wisselkoers vastlegt op het moment van betaling, niet op het moment van versturen. Een factuur van $14.000 die je in januari stuurt en in maart betaald krijgt, heeft een andere euro-waarde dan waarmee je rekende.

Exporteer je data als CSV voor je boekhouder of belastingadviseur. Die heeft die wisselkoersen per betaaldatum nodig, niet een geschat gemiddelde.

Rapportages in ZenPay tonen omzet per valuta, openstaande saldi, betalingsstatus en maandelijkse trends. Alles exporteerbaar naar PDF en CSV, klaar voor je kwartaalaangifte.

Internationale klanten zijn goed voor je omzet. Maar alleen als de administratie erachter bijhoudt wat er echt binnenkomt.