India verlaagt e-facturatiedrempel naar ₹5 crore: wat betekent dat voor jouw bureau?

Jij stuurt je Indiase productiebureau elke maand een betaalopdracht, en zij sturen jou een factuur. Simpel, totdat de Indiase belastingdienst besluit dat die factuur voortaan aan heel andere regels moet voldoen.

Wat de nieuwe drempel precies betekent

India's GST-raad heeft de verplichte e-invoicing-drempel verlaagd naar ₹5 crore jaarlijkse omzet (omgerekend ruwweg €550.000 op de huidige koers). Dat klinkt als een intern Indiaas probleem, maar het raakt direct de manier waarop jouw bureau inkomende facturen verwerkt.

Elke Indiase leverancier die boven die drempel zit, moet zijn facturen genereren via het Indiase overheidsportaal (IRP). Dat systeem kent elke factuur een uniek Invoice Reference Number (IRN) toe en voegt een gesigneerde QR-code toe. Zonder IRN is de factuur juridisch ongeldig voor GST-doeleinden, wat betekent dat jouw leverancier zijn input-belastingkrediet verliest en jij een factuur ontvangt die niet voldoet aan de Indiase regelgeving.

Wie dit concreet raakt

• Bureaus die werken met Indiase animatie- of videostudio's
• Studios die Indiase UX-freelancers inhuren via een lokale tussenpersoon
• Bureaus met een vaste Indiase "extended team" die maandelijks factureert

Als jouw leverancier voorheen onder de ₹10 crore-drempel bleef en dus geen e-factuur hoefde te sturen, geldt dat vrijstelling nu niet meer.

Hoe dit jouw cashflow raakt

Een creatief bureau met €60k aan maandelijkse productiekosten heeft geen ruimte voor factuurvertraging. Stel: je retainerklant betaalt op Net 30, je Indiase videostudio stuurt een factuur van €18.000 voor een campagneproductie, maar die factuur mist een IRN omdat de studio haar systemen nog niet heeft bijgewerkt. Jij betaalt niet, de studio loopt achter, de levering schuift op. Één ontbrekend nummer veroorzaakt een ketenreactie.

Drie praktische risico's voor jouw bureau

1. Verwerkingsvertraging: je boekhoudsoftware herkent het IRN-formaat mogelijk niet automatisch.
2. Dubbele administratie: je vraagt de leverancier om een gecorrigeerde factuur, intussen staat de betaling on hold.
3. FX-blootstelling: als je in INR betaalt en de factuur weken vertraging oploopt, kun je bij een andere wisselkoers afrekenen dan begroot.

Wat je nu van je Indiase leveranciers moet vragen

Wacht niet tot de volgende factuurcyclus. Stuur je leveranciers een korte checklist:

• Bevestig dat hun boekhoudplatform IRN-generatie via de IRP ondersteunt.
• Vraag een voorbeeldfactuur op met IRN en gesigneerde QR-code ter verificatie.
• Leg vast welke bank- of betaalreferentie zij gebruiken, zodat jij betalingen kunt matchen zonder ambiguïteit.
• Spreek een vaste factuurdatum af (bijvoorbeeld de eerste van de maand) zodat beide kanten precies weten wanneer compliance-stappen afgerond moeten zijn.

Een leverancier die nog niet compliant is, is geen slechte leverancier. Maar het is wel iemand die hulp nodig heeft voor de volgende factuurronde.

Jouw uitgaande facturen: kans om orde op zaken te stellen

De Indiase regelgeving dwingt jou om inkomende facturen strenger te controleren. Gebruik dat momentum om ook je eigen uitgaande facturatie te professionaliseren, want terwijl jij wacht op correcte facturen van je leverancier, wachten jouw klanten op facturen van jou.

Retainerklanten verdienen een vaste structuur

Voor een bureau dat €45k per maand aan retainerwerk factureert, is een terugkerende factuur die zichzelf verstuurt op de eerste van de maand geen luxe maar een operationele vereiste. Elke dag uitstel is een dag rente die jij betaalt.

Projectfacturen over de grens

Werk je naast je Indiase leveranciers ook met klanten in het VK of de VS? Dan gelden andere valuta's en soms andere btw-regels. Voor Europese B2B-klanten met een geldig btw-nummer activeer je eenvoudig de omgekeerde btw-heffing (reverse charge) per factuur, zodat jij de belastingverplichting correct overdraagt zonder handmatig rekenwerk.

De bredere trend die je niet mag missen

India is niet het enige land dat de e-facturatiedrempel verlaagt. Duitsland, Roemenië en Maleisië hebben vergelijkbare stappen gezet of aangekondigd voor 2025-2026. De richting is duidelijk: papieren en ongestructureerde facturen worden over de hele linie uitgebannen. Bureaus die nu hun facturatieworkflow standaardiseren, betalen straks niet de prijs van haastig bijschakelen.

Zorg dat je elk inkomend IRN-nummer logt, spreek vaste factuurdatums af met Indiase leveranciers, en houd je eigen uitgaande facturen strak geautomatiseerd. De regelgeving verandert sneller dan de meeste bureaus hun interne processen bijwerken.