In welke valuta factureer jij je klanten?

Je stuurt een factuur van £3.200 naar een klant in Londen. Twee weken later staat het bedrag op je rekening, maar door de koersschommeling houd je €90 minder over dan verwacht. Niemand heeft een fout gemaakt, maar jij bent degene die het verlies draagt. Dat hoeft niet zo te zijn.

Wie draagt het wisselkoersrisico?

Elke factuur in een vreemde valuta is een klein gokje op de koers. De vraag is niet of er risico is, maar bij wie het ligt.

Factureer je in euro's aan een buitenlandse klant, dan betaalt de klant de omrekening via zijn eigen bank. Jij ontvangt precies het bedrag op je factuur. Simpel, maar niet altijd mogelijk: grote bedrijven in de VS of het VK werken vaak alleen met USD of GBP in hun eigen boekhoudsysteem.

Factureer je in de valuta van de klant, dan lees je de koers op het moment van betaling. Bij een project van $6.500 en een koersverschil van 3% gaat er €190 verloren ten opzichte van wat je had verwacht. Over drie projecten per maand loopt dat op.

De vuistregel

• Vaste relatie, snelle betaler? Spreek euro's af. De klant regelt de omrekening.
• Nieuwe klant, groot bedrijf, langere betaaltermijn? Accepteer hun valuta, maar zet je tarief iets hoger als buffer. Een $6.500-project kun je prima op $6.700 zetten als de klant in dollars denkt.
• Klant in het VK na Brexit? GBP schommelt meer dan vroeger. Overweeg een koersmarge van 3-5% in te bouwen of vraag om betaling binnen 7 dagen.

Hoe je je tarief instelt bij vreemde valuta

Veel designers rekenen hun uurtarief om op het moment dat ze het voorstel sturen. Dat is gevaarlijk bij projecten die meerdere weken lopen. Een milestone-factuur die je pas verstuurt "na de lancering" kan weken later zijn dan gepland, zeker als de klant traag feedback geeft.

Bouw je tarief op vanuit de euro, gebruik dan een koers die iets conservatiever is dan de actuele marktkoers. Als EUR/USD op 1,09 staat, reken dan met 1,06. Het verschil is je buffer.

Gedeeltelijke betalingen en koersverschillen

Bij grotere projecten (€4.000 of meer) werk je waarschijnlijk met een aanbetaling en een slottermijn. Let op: als de koers tussen de eerste en tweede betaling verschuift, ontvang je bij elke tranche een andere effectieve prijs in euro's. Dat is geen fout in je administratie, dat is valutarisico in de praktijk.

Zorg dat je per betaling bijhoudt welke koers gold. Zo zie je achteraf precies hoeveel je project in euro's heeft opgebracht.

Welke valuta werkt voor welke markt?

EUR: Nederland, Duitsland, Spanje, Frankrijk

Factureer altijd in euro's tenzij de klant expliciet vraagt om iets anders. Dit is je thuisvaluta. Geen risico, geen omrekening.

USD: Amerikaanse klanten

Amerikaanse bedrijven verwachten USD. Accepteer dat, maar voeg 4-6% toe aan je gebruikelijke eurotarief als veiligheidsmarge. Een project dat je normaal voor €5.000 doet, stel je in op $5.500-$5.800.

GBP: Britse klanten

Vergelijkbaar met USD. Het pond is volatieler dan de euro. Spreek korte betaaltermijnen af (Net 7 of Net 14) om het risico te beperken. Hoe langer de klant wacht met betalen, hoe groter de kans op een ongunstige koers.

Andere valuta

Werk je incidenteel voor een klant in Canada of Australië? Factureer in euro's of USD. CAD en AUD zijn minder voorspelbaar en je hebt waarschijnlijk geen rekening in die valuta.

Administratie bijhouden over meerdere valuta

Als je in EUR, USD en GBP factureert, heb je op een gegeven moment drie stromen die je moet samenvoegen voor je belastingaangifte. Dit kost onnodig veel tijd als je het handmatig bijhoudt.

Het slimste systeem: noteer bij elke betaling ontvangen in vreemde valuta de euro-tegenwaarde op die dag. De Belastingdienst vraagt om bedragen in euro's. Als je dat pas aan het einde van het jaar probeert te reconstrueren, raak je uren kwijt aan het opzoeken van historische koersen.

De keuze is strategisch, niet alleen administratief

In welke valuta je factureert, zegt iets over hoe je je positioneert. Een designer die zegt "ik werk in jouw valuta" verlaagt de drempel voor buitenlandse klanten. Een designer die zegt "ik werk in euro's" stelt een professionele grens die grote klanten prima accepteren.

Kies niet op gevoel, maar op basis van de klantrelatie, de betaaltermijn en je eigen risicotolerantie. En zodra je weet welke valuta past, zorg dan dat je administratie het bijhoudt zonder dat je er zelf achteraan hoeft te gaan.