Drie getallen die je checkt voordat je een buitenlandse inkooporder accepteert

Een buitenlandse inkooporder is verleidelijk. Maar tegen de tijd dat je factureert, betalingstermijnen uitzitten en wisselkoersmarges verdampen, kan de marge op die order er heel anders uitzien dan op het moment dat je "ja" zei.

Drie getallen vertellen je binnen tien minuten of de deal de moeite waard is. Controleer ze voordat je de order bevestigt.

Getal 1: de effectieve marge na wisselkoersconversie

Het aanbod staat in USD. Jouw kosten zitten in euro's. De klant betaalt net 60. Dat zijn drie momenten waarop de wisselkoers verschuift, en elk moment eet aan je marge.

Reken met de spotkoers min twee procent

Gebruik nooit de koers die Google toont als rekenbasis. Banken en betaaldiensten rekenen een omzetopslag, vaak 1,5 tot 3 procent. Tel daar de spread op je zakelijke rekening bij op en je zit al snel 2 tot 3 procent onder de getoonde koers.

Stel: je levert machineonderdelen ter waarde van $24.000. Bij een spotkoers van 1,08 lijkt dat €22.222. Maar na bankopslag en valutatransactiekosten ontvang je realistisch €21.600. Als je brutomargedoelstelling op die order 18 procent ligt, dan moet je $24.000 ook echt die €22.222 opleveren. Als dat niet zo is, moet de verkoopprijs omhoog of de betalingstermijn korter.

Vuistregel: hanteer de spotkoers minus 2,5 procent als rekenkoers. Als de marge dan nog klopt, zit je goed.

Getal 2: de netto betalingstermijn uitgedrukt in kalenderdagen

"Net 60" klinkt als zestig dagen. Maar de klok begint te lopen op het moment dat de klant de factuur als "goedgekeurd" markeert in zijn inkoopsysteem, niet op de dag dat jij factureert. Een goedkeuringsproces van drie tot zeven werkdagen bij een middelgroot bedrijf betekent dat je feitelijk op net 67 of net 70 zit.

Vragen die je stelt voordat je tekent

• Wanneer begint de termijn: factuurdatum, ontvangstdatum of goedkeuringsdatum?
• Wie keurt goed en hoe lang duurt dat intern gemiddeld?
• Betaalt de klant handmatig of via automatische batchverwerking (wekelijks, tweewekelijks)?

Een wekelijkse betaalrun betekent dat je factuur die op woensdag wordt goedgekeurd, pas de volgende dinsdag de deur uit gaat. Dat is zeven dagen extra float die niet in de contracttekst staat.

Zet het gesprek voor je rekening: als de effectieve termijn boven de 75 kalenderdagen uitkomt, vraag dan om een aanbetalingsregeling van 25 tot 30 procent bij orderbevestiging. Dat geeft je werkkapitaal en drukt het FX-risico, want dat deel ontvang je vroeg.

Getal 3: het btw-getal dat bepaalt of jij of de klant afdraagt

Als je levert aan een btw-plichtig bedrijf in een ander EU-land, geldt de verleggingsregeling (reverse charge). Jij brengt geen btw in rekening; de klant draagt die zelf af. Op de factuur staat dan "BTW verlegd" plus het btw-nummer van de klant.

Drie dingen die je controleert

1. Is het btw-nummer geldig? Valideer via het VIES-systeem van de Europese Commissie voordat je factureert. Een ongeldig nummer betekent dat de verleggingsregeling niet van toepassing is en jij de btw zelf verschuldigd bent.

2. Levert de klant buiten de EU? Dan is de levering in de meeste gevallen nultarief, maar je hebt exportdocumentatie nodig. Zonder die documentatie kan de Belastingdienst het nultarief weigeren.

3. Wat staat er op de inkooporder? Staat er een btw-bedrag op de inkooporder dat niet overeenkomt met de verleggingsregeling, dan gaat de betaling en de boekhouding van de klant niet kloppen met jouw factuur. Dat levert vertraging op bij betaling.

Controleer het btw-nummer, controleer of de klant verwacht dat je btw in rekening brengt of niet, en zorg dat de factuur dat exact weerspiegelt. Een mismatch kost je gemiddeld twee tot drie weken extra wachttijd terwijl de inkoopafdeling het intern uitzoekt.

Tien minuten werk die maanden verschil maken

De drie getallen zijn klein, maar de gevolgen zijn groot. Een marge die na FX-conversie niet klopt, een betalingstermijn die 15 dagen langer is dan verwacht, en een btw-fout die de betaling blokkeert: samen kunnen ze een winstgevende order omzetten in een cashflowprobleem dat je seizoensgebonden voorraadinkoop raakt.

Reken ze na bij elke nieuwe buitenlandse order, ook als je de klant al kent. Wisselkoersen veranderen, inkoopprocessen bij klanten veranderen, en btw-nummers verlopen. Vijf minuten rekenen bij de orderbevestiging is goedkoper dan vier weken debiteurenbeheer achteraf.