Derdengelden aanvullen: hoe vraag je het zonder te pushen

Uw derdengeldenrekening is bijna leeg en de zaak loopt door. U moet de cliënt vragen om bij te storten, maar u wilt niet overkomen als een incassobureau halverwege een rechtszaak.

Waarom het verzoek altijd ongemakkelijk voelt

Het probleem zit niet in de vraag zelf. Het zit in het moment waarop u hem stelt: zonder aankondiging, per e-mail, als de cliënt al gestrest is door de procedure. Dan voelt een neutrale mededeling al snel als druk.

De oplossing is geen andere woordkeuze. Het is structuur. Wie het aanvullingsverzoek al in het begin van de zaak heeft ingebed in vaste werkafspraken, hoeft later geen uitzonderingssituatie te creëren.

Het verschil tussen vragen en herinneren

Een verzoek dat als verrassing komt, vraagt om toestemming. Een verzoek dat valt binnen een afgesproken systematiek, is gewoon een herinnering. Dat onderscheid bepaalt de toon van het hele gesprek.

De drempelwaarde: zet hem op papier voordat de zaak begint

De meest effectieve techniek is ook de eenvoudigste: spreek bij aanvang een concrete drempelwaarde af en leg die vast in uw opdrachtbevestiging.

Dat klinkt zo:

"De derdengeldenrekening wordt aangehouden op een saldo van minimaal €2.500. Zodra dit bedrag wordt onderschreden, ontvangt u automatisch een verzoek tot aanvulling naar het oorspronkelijke niveau."

Hiermee doet u drie dingen tegelijk:

• U maakt het aanvullingsverzoek verwacht (geen verrassing).
• U legt de verantwoordelijkheid voor het proces bij uzelf, niet bij de cliënt.
• U geeft een concreet bedrag, zodat de cliënt weet wat "aanvullen" betekent.

Welk bedrag is realistisch?

Dat hangt af van uw uurtarief en de verwachte doorlooptijd. Voor een solo-advocaat die €220 per uur rekent en gemiddeld 8 uur per maand aan een zaak besteedt, is een drempelwaarde van €1.750 tot €2.500 gebruikelijk. Zorg dat het buffer hoog genoeg is om minimaal drie tot vier weken werk te dekken, zodat u nooit met een negatief saldo werkt terwijl u op de overboeking wacht.

De toon van het verzoek zelf

Als het moment toch aanbreekt, geldt één regel: wees feitelijk, niet verontschuldigend. U biedt een professionele dienst. Het saldo bijhouden is een zakelijke aangelegenheid, geen gunst.

Een e-mail die werkt:

Geachte mevrouw De Vries,

Het saldo op de derdengeldenrekening voor uw zaak is gedaald onder de afgesproken drempel van €2.500. Conform onze opdrachtbevestiging verzoek ik u vriendelijk het saldo aan te vullen tot €2.500 vóór [datum].

Rekeningnummer: NL91 ABNA 0417 1643 00 Kenmerk: [zaaknummer] Aanvulling derdengelden

Bij vragen kunt u mij bereiken op [telefoonnummer].

Geen excuses. Geen uitleg waarom het saldo laag is. Geen zin als "Sorry dat ik hier weer over begin." Dat ondermijnt precies het vertrouwen dat u wilt uitstralen.

Wat u niet moet schrijven

• "Ik wil u niet lastigvallen, maar..." (u valt hen niet lastig)
• "Zou u misschien...?" (geen vraag, een mededeling)
• Een langdradige toelichting over de zaakvoortgang als inleiding op het verzoek

Timing: wanneer stuurt u het verzoek?

Niet op vrijdagmiddag. Niet de dag voor een zitting. De beste timing is het begin van de week, zodra het saldo onder de drempel komt. Zo heeft de cliënt voldoende tijd om te handelen en voelt het verzoek niet als een noodoproep.

Als u werkt met vaste fakturatiecycli, kunt u het aanvullingsverzoek koppelen aan uw reguliere voortgangsrapportage. De cliënt ziet dan in één overzicht wat er gedaan is, wat de stand van de zaak is, en wat het huidige saldo bedraagt. Dat context geeft, en context haalt de angel uit het verzoek.

Grote cliënten op NET 60: een aparte aanpak

Zakelijke cliënten met eigen inkoopafdeling werken vaak op NET 60-voorwaarden. Dat botst direct met een derdengeldenrekening die continu aangevuld moet worden. Spreek in dat geval bij aanvang een hoger initieel depot af. Als de zaak naar verwachting €18.000 aan honorarium kost, vraagt u een startdepot van €6.000 in plaats van €2.500. Dat geeft u zes tot acht weken ruimte zonder tussentijdse aanvulling, en haalt de frictie uit de relatie.

Wat als de cliënt niet betaalt?

Dan heeft u een ander probleem dan een ongemakkelijk gesprek. Maar ook dat begint met documentatie. Als de drempelwaarde en de aanvullingsprocedure zijn vastgelegd in de opdrachtbevestiging, staat u sterker als u de werkzaamheden moet opschorten of het dossier wilt teruggeven. Het is dan geen verrassing voor de cliënt, maar het nakomen van een afgesproken voorwaarde.

Zorg dat uw factuur voor het aanvullingsverzoek altijd een duidelijk betalingskenmerk, uw rekeninggegevens en een harde vervaldatum bevat. Niet "zo spoedig mogelijk", maar een concrete datum. Vaagheid kost u tijd.

Het aanvullingsverzoek hoeft geen spannend moment te zijn. Het is administratie, en goede administratie voelt voor niemand als druk.