De kill fee-clausule die elke freelance designer nodig heeft

Een client stopt een brandingopdracht na vijf weken. Het logo is bijna af, de styleguide ook. Jij hebt €3.200 aan werk geleverd, maar de finale factuur is nog niet goedgekeurd. Zonder kill fee-clausule sta je met lege handen.

Wat een kill fee precies doet

Een kill fee is geen straf. Het is een contractueel vastgelegde vergoeding die jij ontvangt als een client een project annuleert nadat het werk al is begonnen. Het compenseert de gereserveerde tijd, de gederfde inkomsten van opdrachten die je hebt afgewezen, en het werk dat al is uitgevoerd maar nooit wordt opgeleverd.

Het verschil met een gewone betalingsafspraak: een kill fee geldt specifiek bij annulering van clientzijde, los van of jij iets fout hebt gedaan.

Waarom designers dit vaker nodig hebben dan ze denken

Bij projecten van €2.000 tot €8.000 per opdracht is een annulering na de eerste milestone niet alleen vervelend, het is financieel gevaarlijk. Je hebt al 40 tot 60 procent van je capaciteit ingezet. De tweede betaling, die vaak na oplevering of "na de launch" komt, verdwijnt samen met het project. En je agenda zat intussen vol.

De clausule: één zin, drie onderdelen

Voeg dit toe aan je offertevoorwaarden of projectovereenkomst, direct na je betalingsschema:

"Bij annulering door de opdrachtgever na de startdatum is een kill fee van [percentage]% van het totale projectbedrag verschuldigd over het reeds uitgevoerde werk, met een minimum van [bedrag] en een maximum van 75% van de totale opdrachtsomme."

Die drie onderdelen zijn elk onmisbaar:

• Het percentage zorgt dat de vergoeding proportioneel is. Gebruik 25 tot 50 procent, afhankelijk van hoe ver het project gevorderd is op het moment van annulering.
• Het minimum (bijvoorbeeld €750) beschermt je bij kleine projecten waarbij een percentage verwaarloosbaar klein zou zijn.
• Het maximum (75%) maakt de clausule acceptabel voor clients en houdt je uit de rechtbank.

Wanneer treedt de clausule in werking?

Definieer "startdatum" scherp: de dag waarop de aanbetaling is ontvangen, niet de dag van de eerste kick-off call. Zo voorkom je discussie over wanneer het werk officieel begon.

Hoe je de clausule bespreekt zonder de deal te verliezen

Stuur de clausule mee bij de offerte, niet erna. Clients die al "ja" hebben gezegd, lezen voorwaarden minder kritisch. Maar clients die hem zien vóór akkoord, nemen hem serieus als onderdeel van jouw werkwijze.

Formuleer het neutraal: "Dit beschermt ons allebei. Als ik halverwege zou stoppen, betaal ik een vergelijkbare vergoeding aan jou."

Dat frame klopt ook inhoudelijk: als jij een project vroegtijdig zou verlaten, zou de client kosten maken voor een nieuwe designer. De kill fee erkent dat annulering altijd kosten heeft, aan beide kanten.

Kill fee in de praktijk: een voorbeeld

Stel: je werkt aan een UI-project van €5.500 voor een Nederlandse scale-up. Na drie weken trekt de client zich terug. Je hebt de discovery, de wireframes en twee iteraties op de visuele richting afgerond. Dat is ruwweg 55% van het werk.

Met een kill fee van 50% over het uitgevoerde werk stuur je een factuur van €2.750. Zonder clausule had je misschien €1.000 kunnen onderhandelen, als de client al meewerkend is.

Hoe je die factuur maakt zonder extra gedoe

Maak in ZenPay een nieuwe factuur aan voor het openstaande bedrag in de projectvaluta (hier: EUR), voeg een betalingstermijn toe (Net 7 werkt goed voor kill fees), en activeer de auto-reminder voor dag 8 na vervaldatum. De client ontvangt een deelbare link en betaalt zonder portalaccount. Als de factuur gedeeltelijk wordt betaald, registreer je dat direct als deelbetaling.

Wat je morgen doet

Zoek je standaard offertetemplate op en voeg de clausule toe vóór het betalingsschema. Kies een percentage dat past bij hoe jij werkt: 25% als je in kleine fases factureert (want elke fase dekt al een deel), 50% als je met grote mijlpalen werkt.

Een kill fee verandert niet hoe clients over jou denken. Hij verandert hoe jij over je werk denkt: als iets met financiële waarde, ook als het nooit live gaat.