De alinea die een corporate klant van NET 60 afhaalt

Een corporate klant vraagt standaard om NET 60. Jij stuurt een factuur voor €14.200 en wacht twee maanden terwijl je salaris, kantoorhuur en freelance ondersteuning gewoon doorgaan. Het hoeft niet zo.

Waarom advocatenkantoren NET 60 accepteren zonder te onderhandelen

De meeste kleine kantoren behandelen betalingstermijnen als iets wat de klant bepaalt. Maar een opdrachtbevestiging (ook wel engagement letter of overeenkomst van opdracht) is een onderhandelingsdocument. Grote bedrijven sturen hun standaard inkoopregelgeving op; jij stuurt jouw standaard opdrachtbevestiging terug. Wie als eerste een specifieke betalingstermijn op papier zet, heeft de ankerwaarde.

Het probleem is dat de meeste engagement letters betalingstermijnen helemaal niet noemen, of slechts een vage zinsnede als "betaling binnen redelijke termijn" bevatten. Inkoopafdeling leest dat als: hun standaardtermijn geldt.

De alinea die het verschil maakt

Kopieer deze tekst direct naar de sectie "Honorarium en betaling" van je engagement letter. Pas de cursieve onderdelen aan:

Betalingstermijn en versnelde afwikkeling

Facturen zijn verschuldigd binnen Net 14 dagen na factuurdatum, tenzij partijen schriftelijk anders zijn overeengekomen vóór aanvang van de werkzaamheden. Bij betaling binnen 7 dagen na factuurdatum geldt een korting van 2% op het factuurbedrag excl. btw. Facturen die na de vervaldatum onbetaald blijven, zijn van rechtswege rente verschuldigd gelijk aan de wettelijke handelsrente (artikel 6:119a BW), zonder dat een ingebrekestelling vereist is. [Kantoor] behoudt zich het recht voor werkzaamheden op te schorten bij een openstaande vordering ouder dan 21 dagen.

Dat zijn vier zinnen. Samen doen ze vier dingen: ze zetten Net 14 als startpunt, bieden een positieve prikkel voor snelle betaling, activeren automatisch de wettelijke handelsrente, en maken opschorting bespreekbaar als stok achter de deur.

Waarom de korting werkt, ook als je hem nooit toepast

Een korting van 2% op €14.200 is €284. Voor een corporate treasury-afdeling is dat verwaarloosbaar, maar het geeft de financieel medewerker een administratieve reden om de factuur eerder te laten goedkeuren. De meeste klanten nemen de korting niet, maar de factuur verdwijnt daardoor sneller van het stapeltje "te beoordelen". Dat is de echte winst.

De wettelijke handelsrente als toon

Artikel 6:119a BW bepaalt dat bij handelstransacties rente verschuldigd is zonder ingebrekestelling. Door dit expliciet te noemen in je engagement letter zeg je niets wat juridisch al niet geldt, maar je signaleert dat je het weet en dat je het zult toepassen. Grote klanten met een juridische afdeling lezen dat signaal raak.

Opschorting: noem het, maar gebruik het zelden

De opschortingsclausule is geen dreigement dat je uitvoert bij de eerste vertraging van een week. Het is een contractueel verankerd gesprekspunt. Zodra een factuur 25 dagen oud is, kun je een accounts payable medewerker bellen met de mededeling dat je contractueel bevoegd bent te pauzeren, maar dat je dat uiteraard liever niet doet. Dat telefoontje levert vaker een spoedoverboeking op dan een aanmaning.

Hoe je de alinea introduceert zonder de relatie te beschadigen

Stuur de engagement letter niet stilletjes aan met de nieuwe clausule verstopt in de kleine lettertjes. Benoem hem proactief in je begeleidende e-mail:

"Je zult zien dat wij Net 14 hanteren als standaard betalingstermijn, met een vervroegde-betaalkorting van 2% bij betaling binnen 7 dagen. Als jullie inkoopproces een langere doorlooptijd vereist, bespreken we dat graag vooraf zodat we dat schriftelijk kunnen vastleggen."

Dit doet drie dingen. Het normaliseert je termijn. Het nodigt uit tot een gesprek vóór ondertekening. En het voorkomt dat de klant na oplevering zegt: "Maar wij doen altijd NET 60."

Het moment waarop je deze alinea stuurt, telt ook

Een engagement letter wordt besproken vóórdat de relatie waarde heeft opgebouwd. De klant wil nog iets van jou. Dat is het moment waarop betalingstermijnen het makkelijkst te heronderhandelen zijn. Wacht je tot de eerste factuur, dan is het momentum weg en voelt de discussie als een klacht.

Als je een bestaande klant van NET 60 wil afhalen, gebruik dan de jaarlijkse herziening van de opdrachtbevestiging, of een nieuw dossier, als aanleiding. "We hebben onze standaardcontracten geactualiseerd" is een neutrale, gezichtsbesparende reden voor de klant om akkoord te gaan.

De alinea hierboven is niet aanvallend. Hij is precies. En in juridische omgevingen weten beide partijen dat precisie respect uitstraalt, geen wantrouwen.