Checklist voor jaareinde-facturatie: alles op orde voor 1 januari

Het einde van het jaar nadert en je hebt nog drie openstaande facturen, een klant die al 45 dagen niet heeft betaald, en je weet niet zeker of je btw-aangifte klopt. Dat is precies het moment waarop een concrete checklist het verschil maakt.

1. Ruim alle openstaande facturen op voor 31 december

Elke factuur die op 31 december nog openstaat, sleurt je de volgende jaarrekening in. Loop je debiteurenlijst door en splits ze in drie groepen.

Facturen die nog verstuurd moeten worden

Heb je werk afgerond maar de factuur nog niet gestuurd? Dan mis je omzet in dit boekjaar. Stuur direct. Gebruik Net 14 als betalingstermijn zodat betaling nog in dit boekjaar kan binnenkomen.

Facturen die al verstuurd zijn maar onbetaald

Kijk naar de vervaldatum. Staat er een factuur van 60 dagen geleden open? Stuur vandaag een herinnering. Niet volgende week. Klanten betalen eerder als de herinnering persoonlijk aanvoelt en concreet is: "Factuur #2024-047 voor €3.200, vervallen op 18 november."

Facturen die waarschijnlijk niet meer betaald worden

Oninbare facturen kun je afboeken. Dat verlaagt je belastbare omzet over dit jaar. Noteer de reden en voer een afboeking door. Dit hoort bij boekhoudkundige eerlijkheid, niet bij opgeven.

2. Controleer je btw-positie voor de jaaraangifte

Als je btw-plichtig bent, wil je voor 31 december weten of je nog bedragen moet afdragen of juist terugkrijgt. Twee punten verdienen speciale aandacht.

Intracommunautaire diensten en verleggde btw

Heb je in 2024 diensten gefactureerd aan bedrijven in andere EU-landen? Dan geldt in de meeste gevallen de verlegging van btw: jij factureert zonder btw, de afnemer geeft het aan in zijn eigen land. Controleer of je facturen het juiste btw-nummer van de klant bevatten en of de vermelding "btw verlegd" of "reverse charge" op de factuur staat. Een factuur zonder die vermelding kan bij een controle problematisch zijn.

Btw op oninbare vorderingen terugvragen

Heb je btw afgedragen over een factuur die nooit betaald is? Je kunt die btw terugvragen bij de Belastingdienst zodra de vordering oninbaar is verklaard. Dat is geld dat anders gewoon verdampt.

3. Zorg dat terugkerende opdrachten doorlopen zonder gaten

Jaarwisseling is het moment waarop terugkerende facturatiestromen stilvallen als je niet oppast. Controleer voor elk lopend retainercontract:

• Loopt de facturatiecyclus gewoon door op 1 januari, of stopt hij automatisch?
• Is de factuur voor januari al gepland, of hangt dat nog in de lucht?
• Zijn de tarieven voor het nieuwe jaar al verwerkt?

Een factuur die op 2 januari verstuurd had moeten worden maar op 15 januari aankomt, vertaalt zich direct in een latere betaling. Bij een Net 30 betekent dat een 45-daagse slip ten opzichte van je cashflow-planning.

4. Orden je administratie voor de boekhouder

Je boekhouder rekent per uur. Hoe rommelier je aanlevert, hoe duurder het wordt. Lever dit jaar aan:

• Alle uitgaande facturen van 1 januari tot 31 december, genummerd en zonder gaten in de reeks.
• Een overzicht van openstaande posten per 31 december: welke facturen zijn onbetaald, welke zijn afgeboekt?
• Ontvangstbewijzen per factuur zodat betalingen gekoppeld zijn aan de juiste factuur.
• Betaalreferenties voor overboekingen die je zelf hebt ontvangen, zodat de boekhouder niets hoeft te raden.

Een csv-export van je factuuroverzicht bespaart je boekhouder uren en jou dus honderden euro's.

5. Stel je jaareinde-ritueel in voor volgend jaar

Het echte probleem met jaareinde-stress is dat het voorspelbaar is. Je wist op 1 januari al dat 31 december zou komen. Zet nu drie dingen in voor 2025:

• Auto-reminders: laat herinneringen automatisch versturen op dag -3 en dag +7 ten opzichte van de vervaldatum. Je hoeft er niet meer aan te denken.
• Terugkerende facturen met einddatum: stel contracten in als terugkerende reeks zodat je nooit een cyclus overslaat.
• Maandelijkse export: plan de eerste dag van elke maand een herinnering om je factuuroverzicht te exporteren. Zo bouw je het jaar stap voor stap op in plaats van alles in december.

Een geordend boekjaar begint niet in december. Het begint met de eerste factuur van januari.