Btw en belasting: wat elke freelance designer moet weten

Je stuurt een factuur van €4.800 naar een Brits bureau, en dan vraag je jezelf af: zet ik daar btw op of niet? En die Amerikaanse startup van vorige maand, klopt die factuur eigenlijk wel? Btw-regels voor freelancers zijn niet ingewikkeld als je de logica begrijpt. Hieronder vind je wat je als zelfstandig designer in Nederland echt moet weten.

De btw-drempel en wanneer je je moet registreren

Als freelance designer in Nederland ben je in principe verplicht om btw te berekenen zodra je je inschrijft bij de KVK. Er is geen vrijstelling op basis van omzet zoals in sommige andere EU-landen. De Kleineondernemersregeling (KOR) is de enige uitzondering: als je verwacht minder dan €20.000 per jaar te omzetten, kun je je aanmelden voor de KOR en ben je vrijgesteld van btw-aangifte.

Wat de KOR voor jou betekent

• Je berekent geen btw op je facturen.
• Je mag ook geen btw terugvragen op kosten (zoals software of een nieuw beeldscherm).
• Je facturen moeten de vermelding "btw vrijgesteld op grond van artikel 25 Wet OB 1968" bevatten.

Voor een designer die €2.000 tot €8.000 per project verdient, is de kans groot dat je de €20.000-grens al na twee of drie projecten passeert. Zodra je verwacht die grens te overschrijden, meld je de KOR af en ga je regulier btw-aangifte doen.

Het btw-tarief en wat er op je factuur moet staan

Het standaard btw-tarief in Nederland is 21%. Als je een factuur van €5.500 stuurt voor een huisstijlproject, voeg je €1.155 btw toe voor een totaal van €6.655. Die €1.155 is niet jouw geld: je draagt het af aan de Belastingdienst via je kwartaal- of maandaangifte.

Verplichte vermeldingen op elke factuur

Een geldige Nederlandse btw-factuur bevat altijd:

• Je volledige naam of handelsnaam en adres
• Je btw-nummer (NL + 9 cijfers + B + 2 cijfers)
• Je KVK-nummer
• Factuurdatum en een uniek factuurnummer
• De naam en het adres van de klant
• Een omschrijving van de geleverde dienst
• Het btw-tarief en het btw-bedrag afzonderlijk vermeld
• Betalingstermijn

Ontbreekt er een gegeven, dan is je factuur formeel ongeldig. Dat klinkt bureaucratisch, maar het beschermt jou: een klant kan een ongeldige factuur als excuus gebruiken om betaling uit te stellen.

Buitenlandse klanten: wanneer reken je wel of geen btw?

Hier gaat het voor veel designers mis. De regel is eenvoudig als je hem eenmaal kent.

B2B: klant is een bedrijf in een ander EU-land

Lever je diensten aan een bedrijf in bijvoorbeeld Duitsland of België? Dan pas je de verleggingsregeling (reverse charge) toe. Je berekent geen Nederlandse btw. In plaats daarvan verleg je de btw-plicht naar de klant. Op je factuur schrijf je: "Btw verlegd" en je vermeldt het btw-nummer van de klant.

B2B: klant is een bedrijf buiten de EU

Bij een opdrachtgever in de VS, het VK of Canada reken je ook geen btw. De dienst valt buiten het Nederlandse btw-stelsel. Je factuur bevat geen btw-regel, maar je noteert wel "buiten het toepassingsgebied van de btw" of vergelijkbaar.

B2C: klant is een particulier in een ander EU-land

Ontwerp je voor een particulier in Spanje? Dan bereken je in principe Nederlandse btw van 21%. Dit komt zelden voor bij designers, maar het is goed om het te weten.

Kwartaalaangifte: wat je elk kwartaal doet

De Belastingdienst verwacht dat je elk kwartaal aangifte doet, tenzij je maandaangifte afspreekt. Je geeft op:

• De btw die je hebt gefactureerd (verschuldigde btw)
• De btw die je hebt betaald op zakelijke kosten (voorbelasting)
• Het verschil betaal je af, of je krijgt het terug

Voorbeeld: Je factureerde dit kwartaal €12.000 exclusief btw aan Nederlandse klanten (€2.520 btw). Je betaalde €800 btw op Adobe-abonnementen, een laptop en kantoorartikelen. Je draagt €1.720 af.

Houd elk kwartaal je inkomende en uitgaande facturen bij. Een CSV-export van je facturatietool maakt dit een klusje van een halfuur in plaats van een halve dag.

Wisselkoersen en buitenlandse betalingen

Factureer je een Brits bureau in GBP en ontvang je de betaling een week later? De Belastingdienst wil de omzet in euro's zien. Gebruik de wisselkoers op de betaaldatum voor je administratie. Als je tool de wisselkoers automatisch vastlegt op het moment van betaling, hoef je dit niet handmatig bij te houden.

Wat je morgen al kunt regelen

Btw is geen rocket science, maar de details tellen. Zorg dat je facturen aan de wettelijke eisen voldoen, pas de juiste btw-behandeling toe per klant, en houd je kwartaalaangifte bij met actuele cijfers. Dan is er geen verrassing als de Belastingdienst om opheldering vraagt.

Een goed ingerichte facturatietool neemt het grootste deel van dit werk van je over: de juiste valuta per klant, de juiste btw-vermelding, en een automatische herinnering als een €6.500-factuur tien dagen na de vervaldatum nog openstaat. Dat zijn uren per maand die je besteedt aan ontwerp in plaats van aan administratie.