La cláusula de cancelación que todo diseñador freelance necesita

Dedicas tres semanas a un proyecto de identidad visual. El cliente desaparece, o cambia de dirección, o simplemente dice "lo dejamos por ahora". Y tú te quedas con el trabajo hecho y sin la segunda mitad del pago. La cláusula de cancelación, o kill fee, resuelve exactamente eso.

Qué es un kill fee y por qué la mayoría de diseñadores no la tiene

Un kill fee es el porcentaje del total acordado que el cliente paga si cancela el proyecto una vez comenzado el trabajo. No es una penalización ni una amenaza: es la compensación por el tiempo y los recursos que ya invertiste.

El problema habitual es uno de estos dos:

• El contrato no menciona nada sobre cancelación, así que el cliente asume que no debe nada si no aprueba la factura final.
• El contrato sí lo menciona, pero de forma tan vaga ("se aplicará una compensación razonable") que no protege a nadie.

La solución es una sola línea, concreta y sin ambigüedad.

La línea exacta que debes añadir

Colócala en la sección de pagos o condiciones de tu contrato, justo después de detallar los hitos:

"En caso de cancelación por parte del cliente tras la entrega de cualquier avance o borrador, se facturará el 50 % del importe pendiente como compensación por el trabajo realizado, independientemente de si se aprueba la entrega final."

Tres elementos que no pueden faltar en esa línea:

1. El detonante exacto. ¿Qué cuenta como cancelación? La entrega de cualquier borrador, archivo de trabajo o presentación. No la primera llamada de briefing, sino el momento en que ya pusiste horas reales sobre la mesa.
2. El porcentaje fijo. El 50 % es el estándar habitual en el sector, pero puedes ajustarlo. Lo que no puedes hacer es dejarlo abierto: "un porcentaje a determinar" es inútil.
3. La independencia del criterio del cliente. El pago no depende de si al cliente le gusta el resultado. Depende de si el trabajo se realizó.

¿Y si el proyecto vale €6.000 con un 50 % de adelanto ya cobrado?

Pongamos números reales. Tienes un proyecto de branding a €6.000: €3.000 al firmar, €3.000 a la aprobación final. El cliente cancela tras ver la segunda ronda de propuestas. Con la cláusula, facturas €1.500 adicionales (el 50 % de los €3.000 pendientes). Sin ella, no tienes argumento para cobrar nada.

Cuándo y cómo enviar la factura de cancelación

Una vez el cliente comunica la cancelación, actúa en las siguientes 24 horas. No esperes a que "lo confirmen por escrito" o a que la conversación se enfríe. Los pasos:

1. Responde por email acusando recibo de la cancelación.
2. Adjunta o envía el enlace de la factura de kill fee en ese mismo correo.
3. Establece un vencimiento de Net 7 o Net 14, no Net 30. El cliente ya no tiene incentivo para pagar rápido una vez que cancela.

Qué debe incluir esa factura

• Concepto claro: "Compensación por cancelación según contrato firmado el [fecha]".
• Referencia al entregable que desencadenó el kill fee (por ejemplo, "segunda ronda de propuestas de identidad visual, entregada el [fecha]").
• El importe exacto según el porcentaje pactado.
• Tus datos fiscales completos: número de IVA si estás registrado, nombre legal o comercial.

Si facturas en la moneda del cliente (USD o GBP, por ejemplo) y tienes configurada una cartera en esa divisa, el importe queda registrado en su moneda original sin conversiones manuales.

Cómo gestionar la factura de cancelación sin fricción administrativa

El momento de una cancelación ya es incómodo. Lo último que necesitas es perder tiempo buscando una plantilla, calculando el importe o persiguiendo el pago a mano.

La conversación que evitas si la cláusula ya está firmada

El argumento más frecuente de un cliente que cancela es: "Pero si no hemos aprobado nada, ¿por qué tengo que pagar?". Con la cláusula firmada, la respuesta es simple: porque el contrato que firmaste el [fecha] establece exactamente este escenario.

No es una discusión sobre si el trabajo es bueno o malo. Es una conversación sobre lo que ambos acordaron antes de empezar. Eso cambia completamente la dinámica: tú dejas de ser el diseñador que pide dinero y te conviertes en alguien que simplemente aplica los términos que el cliente ya aceptó.

Añade la línea antes de tu próximo proyecto. Si ya tienes uno en curso sin ella, puedes proponerla como adenda al contrato actual: un email corto, el texto de la cláusula, y una confirmación por escrito del cliente. No es ideal, pero es mejor que nada.

La factura más difícil de cobrar es la que no tiene respaldo contractual. La más fácil es la que el cliente ya firmó semanas antes de que existiera el problema.