Facturar a clientes de EE. UU. desde Europa: los campos que importan

Llevas semanas de trabajo en un proyecto de advisory para una empresa de Nueva York, el retainer es de $12.000 y llega el momento de facturar. El problema no es el importe: es que la factura mal configurada puede bloquear el pago 30 días extra, generar retenciones que no te corresponden o dejarte fuera de cumplimiento ante Hacienda.

Esta guía cubre exactamente qué campos necesita esa factura, en qué orden importan y cómo evitar los errores más comunes.

Qué necesita saber el departamento de cuentas por pagar de tu cliente

Los equipos de AP (accounts payable) de las empresas estadounidenses procesan cientos de facturas. Si la tuya no incluye la información correcta, va a la pila de "pendiente por aclarar" y tu Net 60 se convierte en Net 90 sin que nadie te avise.

Los campos que deben aparecer siempre:

• Tu nombre legal completo y dirección registrada en Europa. No el nombre comercial: el nombre que figura en tu NIF o número de registro mercantil.
• Tu número de IVA o tax ID. Si estás registrado en el ROI de IVA intracomunitario, ese número (ES + 9 dígitos, por ejemplo) va en la factura.
• El EIN o W-9 de tu cliente NO es obligatorio para ti, pero sí debes dejar claro que eres una entidad extranjera. Esto determina si aplica retención (withholding) bajo la forma W-8BEN-E.
• Número de Purchase Order (PO) si el cliente lo requiere. Pregúntalo antes de emitir: sin PO muchos sistemas rechazan el pago automáticamente.
• Términos de pago exactos: "Net 30 from invoice date" es más accionable que "30 días".

El campo de referencia del proyecto

Los corporativos US suelen requerir un campo de descripción de servicio que haga match con el Statement of Work (SOW) firmado. Indica el nombre del proyecto, el periodo cubierto (por ejemplo "Advisory services: October 2025") y el número de revisión del SOW si existe. Un AP specialist no debería necesitar escribirte un email para saber qué cubre esa factura.

El campo más ignorado: el IVA en facturas B2B transatlánticas

Aquí es donde muchos consultores europeos cometen un error costoso: incluyen IVA en una factura a un cliente estadounidense porque "es lo que hacen siempre".

La regla general en la UE es clara: si el destinatario es una empresa establecida fuera de la UE, la prestación de servicios queda fuera del ámbito del IVA europeo. Tú no cargas IVA y no ingresas nada en Hacienda por esa operación. La factura debe indicar explícitamente "VAT not applicable - service supplied to a non-EU business" o la referencia normativa equivalente de tu país.

Lo que no es lo mismo: si facturas a una empresa de la UE desde España (o cualquier estado miembro), ahí sí entra en juego el mecanismo de inversión del sujeto pasivo (reverse charge). En ese caso la factura debe indicar "Reverse charge - VAT to be accounted for by the recipient" y el NIF intracomunitario de ambas partes.

Cuándo sí puede haber retención en origen (withholding tax)

Algunos estados de EE. UU. y la normativa federal pueden exigir retención a proveedores extranjeros. Para evitarla, tu cliente necesita que firmes el formulario W-8BEN-E (para entidades) o W-8BEN (para personas físicas). Ese formulario acredita que eres residente fiscal en un país con convenio de doble imposición con EE. UU. (España, Alemania, Francia y la mayoría de países europeos lo tienen). Entrégalo antes de emitir la primera factura, no cuando el pago ya lleva tres semanas bloqueado.

La moneda correcta y cómo protegerte del tipo de cambio

Si tu retainer está pactado en USD, factura en USD. Si pactaste en EUR, factura en EUR y deja claro el tipo de cambio de referencia o el banco que usarás para la conversión. Mezclar monedas entre contrato y factura genera discrepancias en el sistema de tu cliente y retrasos de pago.

El problema real llega cuando recibes $12.000 en tu cuenta europea y la conversión se hace a un tipo desfavorable. Para un retainer mensual de $12.000, una diferencia de 0,02 en el tipo EUR/USD representa 240 euros al mes: más de 2.800 euros al año que desaparecen en silencio.

Gastos reembolsables: cómo incluirlos sin problemas fiscales

Un error frecuente en consulting es meter los gastos de viaje, herramientas o subcontratistas directamente en el importe del retainer. Eso complica la contabilidad de tu cliente y puede afectar tu propio tratamiento fiscal.

La práctica correcta:

1. Línea separada en la misma factura: "Expense reimbursement - flights BRU-JFK Oct 14" con el importe exacto. Muchos clientes US lo requieren así para su contabilidad interna.
2. Adjunta los justificantes o indica que los tienes disponibles. AP los pedirá si el importe supera ciertos umbrales internos (habitual por encima de $500).
3. Sin IVA sobre los gastos reembolsables si ya los pagaste con IVA y estás recuperando el coste neto. Si repercutes IVA sobre el reembolso, estás cobrando IVA sobre IVA.

Términos de pago que reducen el Net 60 real

Negociar Net 30 y que te paguen en Net 60 es la norma, no la excepción, con corporativos US. Dos movimientos prácticos: primero, incluye la fecha exacta de vencimiento en la factura ("Due: 15 November 2025"), no solo "Net 30". Segundo, pacta en el contrato que los recordatorios automáticos forman parte de tu proceso, no de tu impaciencia. Un recordatorio que sale tres días antes del vencimiento, con tu firma y tono profesional, recupera pagos sin conversaciones incómodas.

Una factura bien hecha no es burocracia: es tu argumento de cobro

Cuando facturas $18.000 a una empresa de Chicago, la factura es el documento que activa el pago, protege tu posición fiscal y agiliza el proceso de AP de tu cliente. Cada campo incorrecto es un día extra de espera. Revisá la factura antes de enviarla como revisarías cualquier entregable: con el mismo nivel de detalle que el trabajo que representa.